Kern Zoltán

Az Integrált Nyomonkövető Rendszer bemutatása
(TÁMOP-3.4.2.B)

Az Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft a TÁMOP-3.4.2.B „Sajátos nevelési igényű gyerekek integrációja (Szakszolgálatok fejlesztése)” kiemelt projektje keretében elkészítette a pedagógiai szakszolgálatok munkáját támogató Integrált Nyomon Követő Rendszer (továbbiakban INYR), melynek pedagógiai szakszolgálatokban való használatáról a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény (továbbiakban Nkt.) 44/A. és 44/B. § rendelkezik.

Az Integrált Nyomonkövető Rendszer (INYR) kialakításával egy olyan támogató, folyamatkövető eszköz áll rendelkezésére, amely kiterjed mind az ellátott személyére, mind a számára kijelölt ellátás jellemzőire (időtartam, fejlesztés típusa, alkalmazott eszközök stb.).

Kiemelt célkitűzés, a pedagógia szakszolgálatok által nyújtott közszolgáltatások kliens központú megszervezésének támogatása – információk biztosítása a szakszolgálati ellátáshoz való egyenlő hozzáférés feltételeiről, a szakszolgálati ellátórendszer eredményességéről, minőségéről.

A rendszer alapját a központi adatbázis kialakítása adja, amely magába foglalja az adatok megadására, módosítására és visszakeresésére szolgáló felületeket is, ezzel az INYR lehetőséget kínált arra is, hogy a szakszolgálati feladatot ellátó intézményrendszer tagjai hatékonyan, informatikai támogatással legyenek képesek egymás között az ellátási feladatokat megosztani, szükség esetén (például: költözés) ezeket egymásnak átadni. A nyilvántartásra épülve az intézmények és szakemberek személyre szabott képernyőn értesülhetnek az általuk elvégzendő tevékenységekről.

Az ellátórendszert működtető szakemberek nyilvántartása a másik kulcsa annak, hogy projekt fejlesztései beépülnek a mindennapi gyakorlatba azt követően is, hogy a fejlesztés eredményei átadásra kerültek. Az INYR-ben történő nyilvántartás biztosítja az ellátást végző szakemberek és az általuk birtokolt kompetenciák rögzítését is, az így összeálló kompetencia-térképen alapulhat a területi ellátottság nyomon követése, illetve, az egyes intézmények ellátó kapacitásának az aktuális helyzethez való alkalmazkodása, ez alapján a napi munka körültekintő megtervezésére.

A INYR működtetése során elengedhetetlen az információk megfelelő áramlása. Ennek támogatására létrehozásra került egy kommunikációs felület is, amely publikus információk elhelyezésére, és zárt csoportok kommunikációjára egyaránt alkalmas, ahol a szakemberek előre definiált szabályok alapján megoszthatják egymással tapasztalataikat, jó gyakorlataikat, a fejlesztések során használt eszközeiket.

Az INYR működését meghatározó két fő funkció az ellátottak központi adatbázisának kiépítése, illetve az ellátások nyomon követését és egymásra épülését biztosító workflow rendszer. Előbbi a szakszolgálati ellátásokban érintett gyermekek és tanulók adatainak kezelését valósítja meg, utóbbi pedig lehetővé teszi, hogy a különböző időpontban és helyen igénybe vett ellátások összekapcsolhatóak legyenek az érintettek mentén, így biztosítja a szakszolgálati intézményrendszeren belüli teljes életútra vonatkozó adatok kinyerhetőségét.

Jelenleg a különböző szakszolgálati intézménytípusok által kezelt dokumentációk különböző struktúrával rendelkeznek és a dokumentumok tartalmi elemei is eltérő részletezettségűek. Gyakran előfordul, hogy az ellátórendszerbe került gyerek, több intézménytípusban kapja meg a szükséges szolgáltatásokat. Az ellátásról, kezelésekről szóló dokumentáció így egy gyerek esetében is különböző mélységű információkat tartalmaz. Az intézménystruktúra 2013. szeptemberi átalakításával még inkább szükségessé vált a gyerek ellátását kísérő dokumentumok egységesítése, a kezelt dokumentumok körének meghatározása szakterületenként.

Az INYR működtetésének céljai, feladatai:

• Kliensek életútjának követése a teljes ellátási rendszerben, hatékony információszerzés és információ-megosztás az integrált pedagógiai szakszolgálati munka érdekében.
• A szakszolgálati munka támogatása, a jelenlegi papíralapú tervezés és adminisztráció elektronikus támogatásának biztosítása.
• A szakszolgálati munka során alkalmazott eszközök és módszerek egységesítésének támogatása, protokollok kialakításának és bevezetésének elősegítése.
• Ágazati szintű információk gyűjtése és felhasználása az ágazati erőforrások elemzése és fejlesztésének tervezése céljából.

Az INYR rendszerben Intézményként jelenik meg minden szervezet, amely szakszolgálati tevékenységet végez. Az INYR rendszerben tevékenységek az alapvető tervezési egységek. A tevékenységek képezik az egységes nyilvántartás alapjait. A rendszer alapcéljai ezen keresztül valósulnak meg. A tevékenységek célja a kliensek, gyermekek fejlesztése, amely közvetett, közvetlen módon is megvalósulhat, egyénileg, csoportosan is, ismert, és ismeretlen kliensekkel is. Annak pontos ismerete, hogy az ellátási tevékenységek pontosan kinek az érdekében hajtották végre mind a kliens életútjának pontos követése, mind a szakszolgálati tevékenységgel kapcsolatos információgyűjtés szempontjából kulcsfontosságú.

A csoportokba szervezett vagy egyedileg tevékenységekhez rendelt kliensek azonosítása kiemelt fontosságú, mindkét esetben a következő elvek szerint történik:

• Ha a Kliens már igénybe vett nevelési, oktatási szolgáltatást, akkor a KIR rendszerből kerül kiválasztásra.
• Maga a kiválasztás az Oktatási azonosító vagy természetes azonosítók megadásával egyaránt történhet.
• Ha a Kliens még nem vett igénybe nevelési, oktatási Szolgáltatást, és nincs KIR azonosítója, akkor Átmenetileg felvett Kliens lesz.
• Az átmenetileg felvett kliensek a KIR rendszerbe kerülést követően megfeleltetésre kerülnek, és KIR rendszerbeli Oktatási azonosítójukkal lesznek azonosítva.

A tevékenységek módszertani leírása a módszertani egységesesítés, az alkalmazott módszerek rögzítése, és az egységes protokollok kialakítása és bevezetése miatt fontos. Egy adott tevékenységhez megadható módszertani információk körét a tevékenység tevékenységtípusa határozza meg. A módszertani dokumentálás elemei a következők:

• Terület – Leírja, hogy a tevékenység milyen területre vonatkozott: kognitív képességek, idegrendszeri stb.
• Módszer – Az alkalmazott diagnosztikai, Fejlesztési módszer (például: Ayres terápia)
• Eszköz – A használt fizikai eszköz, amely az intézmény eszközei közül kiválasztható (például: billenőtalp).
• Kellék – A használt kellék (például: tüskés labda). A kellékek nem szerepelnek az intézmény nyilvántartásaiban, értékkészletből választhatóak
• Űrlap – Amely a módszer vagy a tevékenység részletes adatait tartalmazza.
• Csatolmány - Megadott típusú állomány, amely a módszer vagy a tevékenység dokumentálását biztosítja.

29. ábra: A módszertani leírások kapcsolatai

Az INYR rendszer lehetőséget ad a közös céllal, tervezett egymásutániságban megvalósított tevékenységek szolgáltatási folyamatokként történő megszervezésére, adminisztrálására. Ilyen tevékenységi folyamat lehet egy teljes terápiás folyamat, vagy például egy többlépcsős szakértői bizottsági vizsgálat.

Az INYR elsődleges érintettjei:

• Ellátó szakember – Pedagógiai szakszolgálati ellátási feladataik vannak, amelyekről szeretnének információkat szerezni, vagy amelyet szeretnének a rendszerben adminisztrálni.
• Intézményirányító – A szakszolgálati tevékenység kapcsán irányítási feladataik vannak, egy intézmény vagy az intézmény valamelyik szakterülete vonatkozásában
• Törvényes képviselő, gyermek/tanuló – Maga a gyermek/tanuló vagy az, aki szülőként, gondviselőként hozzá kíván férni a gyermekkel/tanulóval kapcsolatosan megosztott tartalmakhoz.
• Intézményi adatkarbantartó – Egy intézmény szintjén kezelendő adatokért felelős munkatárs.
• INYR szintű adatelemző, kutató – A szakszolgálati ellátás teljes adatkörét elemző (statisztikai szinten, nem nevesített adatokkal) a szakszolgálat fejlesztése és beszámolási adatok előállítása céljából.
• INYR adminisztrátor – az INYR rendszer protokollvezérlő adatainak karbantartását, a felső szintű jogosultságkezelést végzi.
• HELP DESK – a felhasználók munkáját támogató, segítő szolgáltatást nyújtó szakemberek.

30. ábra: A jogosultságok rendszere

A jogosultságok beállítása alapvetően intézményvezetői feladat, amely során meghatározó vezérlő elv a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvényben szabályozott tartalom.(44/A §)

• Az ellátott gyermekre, tanulóra vonatkozó személyes adatokat az INYR-ből kizárólag:
• a pedagógiai szakszolgálatnak a gyermeket, tanulót közvetlenül ellátó munkatársa;
• a gyermeket, tanulót közvetlenül ellátó pedagógiai szakszolgálati intézmény vezetője ismerheti meg.
• Az INYR-ben tárolt személyes adatokat az adatkezelő a pedagógiai szakszolgálati intézmény ellátásának utolsó igénybevételétől számított tizenöt év elteltével törli a nyilvántartásból.

Az intézmény működtetéséhez szükséges funkciókat intézményi vagy szakterületi jogosultságok biztosítják. Ide tartoznak azok a jogok, amelyeket nem feltétlenül kap meg minden ellátó szakember, illetve azok az irányítási funkciók, amelyek az intézmény működtetéséhez szükségesek. Ezeket összefoglalóan intézményirányítási szerepköröknek nevezzük.

Egyes jogosultságok intézményi, mások intézményen belül szakterületi szinten is megadhatók. Ebben az esetben a jog csak az adott szakterülethez tartozó elemekre (tevékenységekre, szolgáltatási folyamatokra, csoportokra) vonatkozik.

31. ábra: Az INYR szerkezeti jellemzői, alkalmazásai

Az INYR rendszer – összhangban a szakszolgálatok működési szokásaival és figyelembe véve az eszközökkel való ellátottságot – lehetővé teszi a felhasználók adminisztratív helyettesítését. Egy felhasználó több felhasználónak lehet az adminisztratív helyettese. Egy felhasználót többen is helyettesíthetnek.

Az INYR rendszer a szolgáltatásai a következő felületeken keresztül érhetőek el:

• Szakszolgálati felület.
• Intézményi adatkarbantartói felület.
• Protokoll felület.
• Kliens/törvényes képviselő felülete.

Az INYR működéséhez kapcsolódó célok:

• A szakszolgálati ellátást igénybe vevő valamennyi gyermek és tanuló fejlődése követhető legyen a rendszerben.
• A rendszer biztosítsa a szakszolgálati ellátás egyes eseményeit leíró elemi adatok gyűjtését és feldolgozásának lehetőségét szakmai szempontok szerint meghatározott adatkörök szerint.
• Biztosítson lehetőséget a jogszabályokban előírt, működéshez kapcsolódó valamint bizonyos, a jogszabályokban nem rögzített kommunikáció információs rendszer által támogatott lefolytatására. A jogszabályokban nem rögzített kommunikáció a következőkre terjedjen ki:
• az ellátási folyamat előrehaladását és a lépések megfelelő sorrendben történő megvalósulását támogató információk cseréje, áramlása;
• az ellátási folyamatban résztvevő (szakember-adatbázis alapján) a szakemberek közötti kommunikációjának biztosítása a kiegészítő szakmai információk átadására, célzott üzenetküldési lehetőséggel (szakterület, terület stb. szerint), szűrhető és kiválasztható csoportosításban lekérdezett címzettek részére;
• egyirányú vezetői információáramoltatás az INYR-t használó szakemberek felé.
• A jogszabályban meghatározott rendszer szereplők – az INYR működtetését, működését szabályozó feltételek szerint – legyenek bekapcsolhatóak az INYR működtetésébe.
• A rendszer a kliens szakszolgálati ellátását a szakterületek szakmai protokolljai szerint meghatározott események egymásutániságában kezelje. A protokollokat egy adminisztrációs funkció segítségével a rendszer magas szintű jogosultságú felhasználói tudják beállítani. A rendszer legyen képes figyelmeztetést vagy riasztást küldeni az előírásszerű ellátástól való eltérés esetén. Legyen biztosított az automatikus üzenetek, manuális üzenetek, események által kiváltott üzenetek alkalmazása.
• Támogassa az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok érvényre juttatását, az érintettek és adatkezelők információs rendszerbeli tevékenységének jogszerűségét.
• A KIR-STAT adatszolgáltatási kötelezettségüknek a szakszolgálati intézmények eleget tudjanak tenni az INYR segítségével azáltal, hogy az INYR-ben tárolt analitikus adatok meghatározott, a KIR-STAT számára releváns köre kinyerhető legyen.

AZ INYR működésének alapkövetelményei:

• Biztosítsa a gyermekek és tanulók fejlődésének folyamatos nyomon követhetőségét.
• Az INYR rendszer használata a beépített hivatkozások alkalmazásával nyújtson segítséget a szakszolgálat ellátásba került kliens ellátási eseményeinek követésében, a rendszert használó szakemberek közötti kommunikációban a működés szakmai minőségét támogató tudásbázis kialakításában, folyamatos frissítésében.
• A kommunikációs rendszer feladata a szereplők közötti jogszabályban előírt, működéshez kapcsolódó valamint jogszabályban nem rögzített kommunikáció biztosítása. Szakemberek egymással folytatott kommunikációjának biztosítása a szakember adatbázis alapján, célzott üzenetküldési lehetőséggel, (szakterület, terület stb. szempontok szerint) szűrhető és kiválasztható csoportosításban lekérdezett címzettek részére.
• Az információs rendszernek biztosítani kell, hogy minden szereplő csak és kizárólag olyan mértékben férjen hozzá az adatokhoz és információkhoz, melyekre jogszabályi, illetve az ellátottak törvényes képviselőitől kapott felhatalmazás alapján jogosult.
• Az INYR csak és kizárólag olyan intézményeket kezel, melyek benne vannak a KIR hivatalos intézménytörzsben. Az INYR szolgáltatásait a fenntartó típusától függetlenül minden olyan, legalább egy szakszolgálati feladatot ellátó intézmény igénybe vehesse, mely a KIR-ben megtalálható.
• Az információs rendszerben lehetőség szerint valamennyi szakmai tartalom átlagos informatikai felhasználói szakértelmet igénylő, kizárólag on-line felület segítségével legyen megadható, illetve módosítható.
• A mindenkori igényeknek megfelelően az információs rendszer legyen továbbfejleszthető.
• Az információs rendszer tervezése és megvalósítása során kiemelt szempont az üzemeltetési költség minimalizálása.
• Az információs rendszer internet alapú megoldást alkalmazzon, az egyes felhasználók ingyenesen elérhető böngészőprogram segítségével az információs rendszer valamennyi szolgáltatását teljes körűen elérjék.
• Az INYR legyen felkészülve arra, hogy jogszabályi felhatalmazás alapján továbbfejlesztve valamennyi szereplő elektronikus hitelesítés segítségével végezhesse el az azonosítást. Valamennyi rendszerkomponens használatát biztosítani kell újbóli azonosítás nélkül.
• Az INYR adatbázisát olyan módon kell tervezni, felépíteni és dokumentálni, hogy manuális módszerekkel alkalmas legyen kutatói tevékenység támogatására, az ellátottakkal kapcsolatos tapasztalatok megjelenítésére, egzakt mutatószámok gyűjtésére.

Rendszerszolgáltatások:

• Szakszolgálati adminisztráció: A gyermekek és tanulók fejlődésével kapcsolatos, adminisztráció elvégzését biztosító szolgáltatás, mely tartalmaz személy és egyéb keresés funkciókat, adatmegjelenítő és adatrögzítő felületeket, valamint biztosítja űrlapok és jelentések előállítását.
• Kommunikációs szolgáltatás: Az INYR-be integrált kommunikációs szolgáltatás támogatja az információk előállítását, tértivevényes küldését, visszaigazolások kezelését, a célok szerinti szakmai információcserét.
• Tudásbázis funkció: Az INYR által támogatott feladatokhoz folyamatosan frissülő szakmai ismeretekre van szükség. Ezekről a tartalmakról meghatározott jogosultsággal rendelkező szereplők külső hivatkozásokkal, és/vagy rövid szöveges információkkal tájékoztatják a felhasználókat. A szakmai tartalom ilyen módon mindig releváns helyen jelenik meg, ugyanakkor a részletes szakmai tartalmak összessége az INYR rendszerben tárolt linkeken keresztül érhető el.
• Dokumentumsablon adatbázis: Az INYR által támogatott szakszolgálati tevékenység dokumentálásának meghatározott részei továbbra is papíralapon zajlanak. Az országos gyakorlat egységesülését támogatandó, ezeknek a dokumentumoknak is rendelkezésre kell állnia az INYR-ből letölthető és nyomtatható formában. Ennek érdekében lehetővé kell tenni, hogy meghatározott jogosultsággal rendelkező felhasználók iratmintákat, űrlapokat, nyomtatványokat, sablonokat tölthessenek fel a rendszerbe.
• Jogosultságkezelés: A rendszer felhasználóinak és működtetőinek tevékenysége jogosultsághoz kötött. A jogosultságokat minden esetben interaktív felületen lehet beállítani, amely alapvetően felettesi feladat. A beállítás vonatkozhat szolgáltatás igénybevételre és/vagy adatkörökre is.
• Protokoll-menedzsment: A kliens szakszolgálati ellátásának eseményei kívánatos sorrendje interaktív felületen keresztül megadható, illetve a későbbiekben magas szintű jogosultsághoz kötve módosítható. A létrehozott protokoll akár egyéni szinten is összevethető az adminisztráció során rögzített valódi eseménylánccal.
• Riasztó rendszer: Események vagy rendszerállapotok bekövetkezte vagy elmaradása esetén automatikus figyelmeztetés indul. Ezeket a beállításokat megfelelő jogosultsághoz kötötten ki/be lehessen kapcsolni.
• Mobil eszköz esemény feldolgozó: Az INYR egy webszolgáltatás segítségével elektronikus formában képes támogatni notebookokon/érintőképernyős notebookokon/tableteken egy meghatározott alkalmazásban végzett adatrögzítések, különböző mérések vagy fejlesztéssel kapcsolatos események adatainak a fogadását és számukra egy meghatározott adatkör küldését online módon.
• Adatrögzítési szolgáltatás nem szakszolgálati hatáskörbe tartozó eseményekhez: A szakszolgálati feladatellátással kapcsolatos tevékenység a folyamatábrák alapján nemcsak szakszolgálati intézményekben történik. Éppen ezért az INYR számára releváns, de az egészségügyben vagy szociális szférában keletkező papír alapú dokumentumok adattartalmát a szakszolgálat munkatársai rögzítik be elektronikus formában az INYR - be (kézi adatbevitel, fájl csatolása).
• KIR-STAT adatok kinyerhetősége: Az INYR a benne tárolt analitikus elemi adatokat szakszolgálati intézményenként, ezen belül feladatellátási helyenként legyen képes előállítani köznevelési statisztikai adatgyűjtés számára szükséges szakszolgálatokkal kapcsolatos adattáblákat. Az adatexportálás lehetősége a kinyert adatok alapján legyen biztosított.
• Erőforrástérkép: Az erőforrástérkép egy olyan keresőrendszer, mely az INYR-ben tárolt információk alapján biztosítja a keresési feltételeknek megfelelő feladatellátási helyek listaszerű megjelenítését, vagyis a keresési feltételek beállításától függetlenül a keresés eredménye minden esetben csak és kizárólag feladatellátási hely lista lehet. A keresési feltételek beállíthatóságának alapja, hogy az INYR minden egyes feladatellátási hely vonatkozásában tartalmazza az adott feladatellátási helyen alkalmazható módszereket, eszközöket, valamint a feladatellátási hely munkatársainak kompetenciáit – mindezt szakszolgálati feladatok szerinti bontásban.
• Lakhelyváltás kezelése: A szolgáltatás biztosítja, hogy költözés vagy egyéb ok miatt bekövetkező szakszolgálatváltás esetében a korábbi szakszolgálat egyszerűen és gyorsan át tudja adni az adott személyre vonatkozó információkat, míg az ellátásba újonnan bekapcsolódó szakszolgálat át tudja venni és napi munkájába be tudja építeni a szükséges információkat.

Az összes szakszolgálati területen egységesen definiált öt fő elméleti folyamat-fázis alkalmazásával szervezhetők a tevékenységek. (A protokollok munkaanyagai megtalálhatóak: http://educatio.hu/projektjeink/tamop342b/rendezvenyek)

Az INYR alkalmazása lehetővé teszi, hogy a megfelelő információ eljusson a megfelelő emberhez a megfelelő időben, jelentősen javítva az időigényes adminisztrációs folyamatok hatékonyságát. A rendszer magas fokon integrálható, többirányú adatkapcsolat hatékonyan segíti a szakszolgálati feladatok összehangolását, tervezését, ellenőrzését. A INYR minden résztvevője, alkalmazója jogosultságának megfelelően képet kaphat a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről. Az informatikai támogatórendszer kiépítését indokolta, hogy gyakran akadozik a gyermekek fejlesztési útjának nyomon követése, sok esetben nem jutnak el a megfelelő szakemberekhez, nem jutnak hozzá a számukra szükséges ellátási formához, gyakran el is tűnnek a fejlesztő szakemberek látóteréből. Nagyon fontos, hogy rendelkezésre álljon egy olyan informatikai támogató rendszer, amely a gyermek ellátási, fejlesztési útjának követését végzi. Az a törekvés, hogy az ellátásba kerülés pillanatától kezdve láthatóak legyenek a gyermekkel kapcsolatos történések. Az informatikai nyomon követő rendszer segítségével a szakemberek információt – az információhoz való hozzáférés meghatározott jogosultságai szerint – kaphatnak arról, hogy az ellátásba került gyermek a szűrést, majd a diagnózist követően megkapta-e a szükséges fejlesztést, az mennyi ideig tartott, ki végezte a fejlesztést és az milyen eredményekkel járt. A fejlesztéseket követően rendelkezésre áll egy olyan dokumentumsablon-bázis is, amely a különböző diagnosztikai és fejlesztési eljárásokhoz csatlakozó hivatalos dokumentálásban segíti a szakembereket.

[1] A módszertant leíró, kék nyilakkal jelölt elemek között szigorú logikai kapcsolat van, így azokat csak az ábrán jelölt sorrendben lehet a Tevékenységhez rendelni.