Jobbágy Csaba

Szerződésmódosítások, változásbejelentések
kezelése az Új Széchenyi Tervben

Az előadás készítésekor hosszasan töprengtem azon, hogy a TÁMOP-3.1.7 Új Széchenyi Tervhez kapcsolódó változásairól csak akkor tudok hathatós segítséget nyújtani és tiszta képet festeni, ha a gyakorlati alkalmazás során felmerült tapasztalataimat megosztom Önökkel. Ez ugyanakkor magában hordozta azt, hogy a TÁMOP 3.1.7 háttérbe szorul némileg, azaz az előadás címét sajátosan értelmezem. Mégis úgy építettem fel a tájékoztatómat, hogy egy összefoglalóval kezdem a változások bemutatását, hiszen csak ezek fényében lehet értelmezni a módosulások hasznosságát és általános képet festeni a pályázatok megvalósításának folyamatáról.

Az Új Széchenyi Terv változásainak megértéséhez és értelmezéséhez a TÁMOP 3.1.7 keretein belül éppen ezért szükséges összefoglalni a legfontosabb horizontális változásokat a pályázatkezelés területén.

A változások alappilléreként egy rendelet és egy utasítás szolgál, mégpedig

• a Kormány 4/2011. (I.28.) Korm. számú rendelete a 2007–2013 programozási időszakban az Európai regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről, valamint
• a nemzeti fejlesztési miniszter 24/2011. (V.6.) NFM utasítása az egységes működési kézikönyv kiadásáról.

Az előbb felsorolt dokumentumok határozzák meg az intézményes működés és pályázatkezelés formáját, valamint szabályait, amelyeket ajánlok mindenki figyelmébe a pontos és naprakész információk érdekében.

Alapvetően a módosítások az Új Széchenyi Terv tekintetében három fő területet érintenek, amelyek meghatározzák a működés arculatát.

1. Leegyszerűsített pályázati kiírások (rövidebb útmutatók, koherens tartalom, egységes formátum)
2. Elektronikus ügyintézés (pályázati anyagok beküldési módja túlnyomórészt elektronikus, értékelés folyamata automatizált)
3. Rövidebb határidők (értékelés, szerződéskötés, gyorsabb kifizetés)

Nézzük ezeket részletesebben!

1. A pályázati kiírások egyszerűbbé váltak, hiszen nincs különálló költségvetési specifikáció, amely korábban akár ellentmondásokat is tartalmazhatott az útmutatókkal, az Új Széchenyi Terv esetében ez a pályázati dokumentáció része. Új és egységes arculat alakult ki, megújult a formavilág és kevesebb kötelezettséget, köztük kevesebb melléklet benyújtását kéri a pályázati kiírás. Egy új és érthetőbb eljárásrend vált gyakorlattá, melyben a pályázati dokumentációk lerövidültek, hiszen amíg egy korábbi pályázati kiírás 68 oldal volt, addig a TÁMOP 3.1.7 mindössze 54 oldal, ami nagyságrendileg 20%-os csökkenést jelent.
2. Az elektronikus ügyintézésre történő törekvés abban látszik, hogy kevesebb papír alapú dokumentáció benyújtása szükséges és a kommunikáció formája is a hosszú és körülményes levelezések helyett az azonnali és elektronikus tájékoztatást szolgálja. A pályázati anyagok a korábbiakkal ellentétben CD/DVD alapú beküldést kérnek és csupán egy papír alapú dokumentumot szükséges csatolni a TÁMOP 3.1.7 esetében. A pályázatok a Pályázó Tájékoztató felületen azonnal tájékoztatják a projektgazdákat az aktuális státuszokról, ezzel valós időben követhetik nyomon a legfrissebb folyamatokat.

Több dokumentum kizárólag elektronikus úton kerül megküldésre (lásd: hiánypótlás), melyeket e-mailben és a Pályázó Tájékoztató felületre is megküldünk. Fentiekkel a környezet védelme mellett a postai költségeket és a levelezésből adódó félreértéseket és címzési hibákat is ki lehetett küszöbölni.

3. A pályázatértékelési, szerződéskötési és kifizetési határidők lerövidültek, ezért gyorsabban kerülnek elbírálásra a pályázatok és hatékonyabb a források átutalásának átfutási határideje, amellyel a likviditás fenntartása és a pályázatok megvalósítása kevesebb terhet jelent a kedvezményezettek számára.

Adminisztrációs könnyebbséget jelent, hogy a szakmai beszámoló – korábbi Projekt Előrehaladási Jelentés – a pénzügyi beszámolóval összeolvadt, így a szakmai és pénzügyi státuszokról együttesen nyilatkoznak a pályázók, ami azt jelenti, hogy annyi szakmai beszámoló készül a projektről, amennyi kifizetési kérelmet nyújtanak be a Közreműködő Szervezet felé, egyszerűsítve ezzel a határidők figyelését.

Az Új Széchenyi Terv és a pályázatkezelés általános változásait követően konkrétan a TÁMOP 3.1.7 tapasztalatait foglalom össze és a várható sarokpontokra térek ki.

A pályázás módja – pályázói szemmel – elektronikusan CD formátumban, egy papír alapú melléklettel történik. Minden a pályázathoz szükséges adatot egy xzip kiterjesztésű fájl tartalmaz, melynek dokumentumcsatolójába valamennyi releváns információt fel lehet tölteni. Így a benyújtás a korábbi akár több száz oldalnyi dokumentáció helyett csupán egy CD-ből és egy papír alapú nyilatkozatból áll. A hiánypótlások során is ez a tendencia folytatódik, itt is hasonlóképpen járunk el.

A beérkezett pályázatok értékelése – közreműködői szemmel – az alábbiak szerint történik. A korábbiakkal ellentétben nem papír alapú, hanem elektronikus dokumentáció kerül ellenőrzésre, majd ezt követően a befogadó levelet papír alapon küldjük meg. A levél tartalmazza az egyedi, pályázóspecifikus jelszót a Pályázó Tájékoztató felülethez (Pálytáj.), ami a későbbiekben minden levelezésre és a pályázat státuszainak nyomonkövetésére szolgál. A hiánypótlás csak elektronikusan, e-mailben és a Pálytáj. felületen történő értesítéssel kerül megküldésre, majd CD-n visszapostázásra részünkre. A döntési folyamat dátumai és az értékelések menete folyamatosan aktualizált, továbbá elérhető a felületen, így a projektgazdák még az elektronikus/papír alapú kiküldések előtt láthatják a folyamatokat az elbírálás és megvalósítás alatt is. A pozitív támogatói döntés papír alapon, a szerződéstervezet pedig elektronikusan kerül megküldésre.

A szerződéskötési folyamat végén – melyre 30 nap áll rendelkezésre a támogatói döntést követően, miután minden egyeztetés lezajlott és az adatok és vállalások helyesek és reálisak – a Támogatói Okirat kiállítására kerül sor, amelyet papír alapon, egy kísérőlevéllel küldünk ki a kedvezményezettek részére, ezzel hatályossá téve szerződésüket a projekt kapcsán.

A támogatott projektek megvalósítói a korábbiakhoz hasonlóan kötelesek a közreműködő felé jelezni azt, ha a projektjükben módosulások történnek. Ezt a változások jellegétől függően változásbejelentés és szerződésmódosítás keretében tehetik meg.

Változásbejelentés oka jellemzően adminisztratív módosulásokban merül ki – kapcsolattartó személyének, e-mail címének változása, elérhetőségek, 10% alatti indikátormódosulások és 10%-ot meg nem haladó pénzügyi változások stb.

A szerződésmódosítások során a kedvezményezett a támogatási szerződés módosítását köteles kezdeményezni, ha

• a projekt megvalósításának befejezése a hatályos támogatási szerződésben meghatározott időponthoz képest előre láthatóan 3 hónapot meghaladóan késik;
• a hatályos támogatási szerződésben rögzített bármely indikátor értékének várható teljesülése nem éri el a célérték 90%-át;
• változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője (változik az indikátor, megvalósítás helyszíne, projektgazda változás esetén).

Fentieket a kedvezményezetteknek jelezniük kell, s az elbírálásukra – a hiánypótlási időt nem számítva – 30 nap áll rendelkezésre, amely egy alkalommal 30 nappal hosszabbítható. A változások átvezetéséről a közreműködő tájékoztatja a projektgazdát.

A pályázatok megvalósításának egyik legérzékenyebb, egyben legfontosabb pontjai a kifizetési kérelmek témakörében jelennek meg, melyekről az alábbiakat érdemes szem előtt tartani.

A kifizetési kérelmek elbírálására rendelkezésre álló idő: 45 nap – szállítói esetén 30 nap – a hiánypótlási időszak nem beszámítandó.

A legfőbb változás a rendelkezésre álló idő lerövidülésén kívül az, hogy az időközi és záró kifizetési kérelmeket kizárólag szakmai beszámolóval együtt lehet benyújtani, azaz – amire a korábbiakban már utaltam –, a kifizetési kérelmekhez minden esetben szakmai beszámolót is mellékelni kell. Ennek előnye, hogy nem szükséges a határidőket nézni a korábbi PEJ és kifizetési kérelmek tekintetében, hiszen azok most együtt kerülnek kezelésre, azonban figyelni kell arra, hogy ezzel csak akkor fizethető ki a számlák egyenlege, ha a szakmai tartalom is elfogadható. Egyszóval a szakmai/pénzügyi anyag összeállítását kellő gonddal és alapossággal kell megtenni a források gyors és hatékony utalása érdekében. A kifizetési kérelmek benyújtásának feltétele, hogy a megítélt támogatás 10%-át el kell érnie a költségeknek és/vagy minimum 200.000 forintot meghaladó összeghatárt szükséges elérnie.

Az Új Széchenyi Terv összefoglalva egy gyorsabb, hatékonyabb, valamint az elektronikus, azonnali értesítések által közvetlenebb és energiahatékonyabb, egyben környezettudatos pályáztatási rendszert hoz létre, mely pályázóbarát megoldásaival leegyszerűsíti és megkönnyíti az adminisztrációt, ugyanakkor elősegíti a tudatos tervezést.

Mindenkinek köszönöm megtisztelő figyelmét, sikeres pályázást és megvalósítást kívánok!