Kovács Melitta

Pályázatok aktuális helyzete, az OKMT szerződéskötés előtt álló projektjei

36 kovács

Sok szeretettel köszöntök mindenkit. Kovács Melitta vagyok az Oktatási és Kulturális Minisztérium Támogatáskezelő Igazgatóságától.

Kérem, tegye fel a kezét az, aki a megvalósított TAMOP 3.1.4. pályázata után is szeretne a jövőben is szerződéses jogviszonyban állni vagy velünk, vagy más közreműködő szervezettel pályázatmegvalósításra! (A résztvevők többsége feltette a kezét) Nyilván, a legkitartóbbak jönnek el egy ilyen konferenciára, és természetesen azt kívánom, hogy minél többen juthassanak el ezekig a szerződésekig.

Bizonyára Önöknek is van rálátása más területekre, más minisztériumok más irányító hatóságok pályázataira. Megítélésem szerint az ország legbonyolultabb pályázata volt a TÁMOP 3.1.4. Azt gondolom, hogy mindenkinek, aki ebben részt vett, csak gratulálhatok. Nem felejtem el, hogy mikor először mentünk ezzel a pályázattal road show-kat tartani, akkor nagyon lelkes volt mindenki. Kiíró és megvalósító egyaránt.

Ebben a pályázatban annyira sok minden elő volt írva, hogy mit kell csinálni, hogyan, de sok olyan is volt, amiben nem volt megmondva, hogy mit és hogyan. Ezeket a pályázóknak kellett kitalálni különféle szakértők segítségével. Nyilván nekünk – Közreműködő Szervezetként – is van, amiben javítanunk kell.

Az első sokk 2008-végén és 2009 elején ért bennünket, amikor az a rengeteg pályázat beözönlött hozzánk. Ez nemcsak azt a problémát jelentette, hogy rengeteg pályázat érkezett be, hanem hogy mit csináljunk a költségvetés belső arányaiban lévő problémákkal, azzal, hogy esetenként nem megfelelő költségsorokra terveztek a pályázók, ami miatt minden egyes pályázónál rögtön szerződésmódosításra volt szükség. Utólag minden sokkal szebb, de most már azt gondolom, hogy az volt az egyik nagy erénye ennek a pályázatnak, hogy már az elején bele kellett vágni a szerződésmódosításokba, és így az esetleges szakmai tartalmak is tisztázásra kerültek. Voltak ugyanis olyan pályázók, akik ha akkor nem lettek volna kényszerítve erre, akkor még ma sem tudnák, hogy miről szól a pályázatuk.

Az egyik tapasztalatunk az a TÁMOP 3.1.4 pályázatnál az, hogy többnyire pályázatíró cégek írták. Ennek oka az lehet, hogy – a ROP-os intézményfelújítással való kapcsolódás miatt – kötelezőnek érezte sok fenntartó a pályázást, így maga a fenntartó megíratta a pályázatot, majd elküldte a közoktatási intézménynek, amit aztán a feladatellátási helyeknek kellett megvalósítania. Ez nemcsak azért volt nehéz, mert akkor találkozott vele először az intézmény, hanem azért is, mert közösen meg kellett tanulnunk egy olyan nyelvet, aminek a neve: HEFOP-portál. Az OKMT továbbra is mindenféle rendszertől függetlenül működtette ezt a portált, hiszen azért lett kitalálva, hogy egy automatikus pályázatban úgy tudjunk pályázni, pályáztatni, majd továbbhaladni, hogy azért a pályázók meg tudják azt valósítani, ami a kiírásban szerepel és a legkevesebb szabálytalansággal találkozzunk.

Az én előadásom egy kicsit az összes projektről szól, ami a közoktatási pályázatok között van. Azt próbálom elmondani, hogy milyen tapasztalataink vannak, illetve mire hívnám fel általánosságban minden pályázatnál a figyelmet.

Mely konstrukciók tartanak a szerződéskötésnél?

  • TAMOP 3.3.7
  • TAMOP 3.2.1/B
  • TAMOP 3.3.2
  • TAMOP 3.4.2
  • TIOP 1.1.1/07

Viszonylag sok olyan projektünk van, ami szerződéskötés előtt áll, amely a konstrukciók számát tekintve soknak tűnik, de darabszámra, nem olyan sok. Van olyan kiírás, ami 6 kedvezményezettet takar, van, ami 20-at. Van közte olyan is, ami közel 100 kedvezményezettet takar. De amikor egy konstrukcióval probléma van, akkor nem számit hány kedvezményezett van benne.

Csaba már említette az aláírók személyét. Mi nem tudunk abban segíteni, hogy a választások előtti vagy utáni polgármesternek kell-e aláírnia, ezt a pályázóknak maguknak kell tudniuk, ki az, aki aláírási jogosultsággal rendelkezik. Ezt az önkormányzatok saját belső eljárásrendjei tisztázzák. Azonban szerződéskötési határidő hosszabbítást azon a címen nem tudunk adni, hogy nem találnak aláírót, nem tudják kinek kellene aláírnia. Ezt nem lehet elfogadni indokként.

Óriási problémát okoz, hogy intézményi társulások vannak, és sajnos, mikor a pályázatok beérkeznek, akkor a társulás úgy gondolja, hogy nem használják a társulási formát. Ilyenkor legtöbbször az önkormányzat neve alatt nyújtják be a pályázatokat. Nemcsak jogi szempontból nem helyes így, hanem azért sem, mert az intézményfenntartó társulásoknak évente változnak a tagjai. Ennek következményei vannak. Ezért bármely, a mi közreműködő szervezetünk által kezelt pályázatnál ilyen esetben azt javasoljuk, hogy a pályázó neve úgy legyen feltüntetve, hogy „XY” intézményfenntartó társulás nevében „ZT” gesztorönkormányzat. Így gyakorlatilag az a probléma is orvoslásra kerül, hogy az ilyen intézményfenntartó társulások jogilag nem teljesen önállóak, nincs külön bankszámlaszámuk, nincs statisztikai számuk, de mint pályázói név rendben vannak, és esetleges később jogvita esetén tudjuk rendezni ezt a helyzetet.

A másik problémakör a konzorciumok. Amikor elkezdtük a 3.2.2-esekkel a szerződéskötéseket, akkor – biztos sokan emlékeznek rá – a közreműködő szervezet úgy járt el, hogy a főpályázóval kötötte meg a szerződést és rábízta azt a kedvezményezettre, hogy a konzorciumi tagokkal hogyan egyezik meg. Ez a projektfinanszírozás. A 3.2.2-esek jelezték, hogy ez így nem jó, ha egyszer konzorciumok állnak össze, akkor konzorciumi szintű finanszírozás legyen. Most megteremtettük ezt a lehetőséget, és most ez ellen ágálnak a pályázók.

Sokszor komolytalanul veszik a pályázók, az eltérések listáját, amikor szerződéskötésre kerül a sor. Azért is van ez szerintem, mert csak annyiból áll ez a sablon, hogy „Eltérések listája” cím és egy üres oldal. Sokan nem tudják, hogy ide mit lehetne felvezetni. Ide minden olyan eltérés tartozik, ami a pályázat benyújtása és a szerződéskötés közötti időszakban bekövetkezik. Ezért a pályázat benyújtásától a szerződéskötésig tartó időszakot mindenképpen rövidíteni kell, amin tehát a Közreműködő Szervezetnek és a kedvezményezetteknek közösen javítania kell. Állandó probléma, hogy ez az időszak hosszabb, mint amilyennek lennie kellene, ezért rövidebb lesz a projekt futamidő.

Nagyon fontos az, hogy amikor határidőket írunk egy-egy levélben, akkor azok kerüljenek betartásra. Természetesen van olyan eset, mikor nehéz betartani valami oknál fogva a határidőt, ilyenkor 1-2 napnyi türelmi időt szoktunk adni indokolt esetben

Előfordul, hogy a pályázóra nézve egy-egy dokumentum nem releváns. Ilyenkor a pályázó úgy dönt, hogy biztos valami konzorciumra vonatkozik, így nem adja be. Evvel az a probléma, hogy nem tudjuk, hogy azért nem adta be a pályázó az adott dokumentumot, mert elfelejtette, nem tudta kitölteni, vagy azért, mert rá nem vonatkozik. Ilyenkor az is fontos, hogy ezek a mellékletek is alá legyenek írva, le legyenek pecsételve, és rá legyen írva, hogy nem releváns. Így ezeket nem fogjuk hiánypótoltatni, nem húzódik el a szerződéskötés folyamata.

Valamennyi TÁMOP-os pályázat esetén, amelyet a Humánerőforrás Operatív Program Irányító Hatósága kezel, a projektmenedzsernek a pályázó alkalmazásában kell állnia. Ha a fenntartó a pályázó, akkor a fenntartó alkalmazásában kell állni. Örök probléma, hogy ilyen esetekben azt szeretné a pályázó, hogy állhasson az iskola alkalmazásában. Ha olyan pályázatról beszélünk, ahol a közoktatási intézmény a pályázó, akkor az a kérés jön hozzánk, hogy a fenntartó alkalmazásában szeretne állni. Erre nincs lehetőség. Minden esetben a pályázó alkalmazásában kell állnia a projektmenedzsernek. Ha ez nem így van, akkor az ő bére nem kerülhet kifizetésre.

Van egy olyan szakszó, amit még a közreműködő szervezeteken belül sem mindenki használ egységesen, pedig fontos. Ez a törzsszöveg, ami nem más, mint a szerződés dokumentuma, A jogszabály szerint ezt a közreműködő szervezet készíti el, postán kiküldi a pályázónak, majd az postán visszaküldi aláírva. Ezt mi leegyszerűsítettük, helyette az elektronikus utat választottuk. Értelemszerűen nem azt várjuk, hogy a pályázó kicselezze azt, hogy írásvédett dokumentumokat küldünk ki elektronikusan, azt feltöri, beleír és azt aláírva hozzánk visszaküldi.

A TAMOP 3.1.4 pályázatok beérkezésekor rengeteg doboz volt az irodákban, kissé kaotikus volt az állapot Most ott tartunk, hogy legtöbbjük már a szekrényre felfér. Ez a kép csak egy kis aláfestés ahhoz, hogyan is néz ki a TÁMOP 3.1.4-es szoba. Szedjük össze azokat a TÁMOP-os pályázatokat, amelyek a megvalósítás szakaszában vannak! Bárki, akinek valami eszébe jut, mondja, én írom a táblára

  • TAMOP 3.1.5
  • TAMOP 3.1.6
  • TAMOP 3.1.9
  • TAMOP 3.2.2
  • TAMOP 3.2.9/B
  • TAMOP 3.3.2
  • TAMOP 3.3.3
  • TAMOP 3.3.5/A
  • TAMOP 3.4.1/A
  • TAMOP 3.4.1/B
  • TAMOP 3.4.3
  • TAMOP 3.4.4/B

Mindegyiket megtaláltuk.

Mikor kell használni változás-bejelentő, és mikor a szerződésmódosítás sablonját? Van ennek egy egységes eljárási rendje, de időnként ebben vannak apróbb eltérések, ezért a honlapunkon megtalálható mindegyik konstrukciónál, hogy mikor hogyan kell eljárni. Alapesetben úgy fogalmaz a jogszabály: akkor kell változás-bejelentőt alkalmazni az indikátoroknál, ha 10%-nál kisebb a módosulás. Az egyetlen kivétel, ha az indikátor, amely módosul, jelentősen befolyásolja a pályázat célkitűzését. A TÁMOP 3.1.4-ben rengeteg indikátor van, és mindegyik jelentősen befolyásolja a célkitűzést, ezért az a döntés született, hogy valamennyi indikátor szerződésmódosítást indukál.

Ki az, aki úgy gondolja, hogyha az indikátor felfelé módosul, akkor be kell ezt jelenteni? (A többség felteszi a kezét, de sokan nem) Ez ugyanolyan módosulás, mint bármely más. Nagyobb baj, ha lényegesen csökken az indikátor, mintha nőne, de ugyanúgy bejelentés köteles az, ha nő az indikátor.

A TÁMOP 3.1.4-nek az egyik újdonsága volt, hogy nemcsak közbeszerzést kellett benne alkalmazni, hanem hogy ezt egy ESZA-típusú pályázatnál kellett megtenni. Emlékszem, hogy a tavalyi hajdúszoboszlói konferencián is még mindenki tanácstalanul nézett, hogy a szolgáltatást meg a képzést együtt kell-e számítani.. Az a tapasztalatom, hogy a többség egybe számította. A Projekt Előrehaladási Jelentésben (PEJ) a közbeszerzési dokumentumokat be kell nyújtani, és mivel ezek a dokumentumok valóban olyan tudást igényelnek, amelyhez közbeszerzési tanácsadó szükséges, ezért közbeszerzési szakértők nézik meg ezen dokumentumokat az ellenőrzés során.

A 3.1.4-nél viszonylag kevés szabálytalansági eljárást kellett indítanunk közbeszerzés miatt, talán csak kettő jut eszembe. Azonban a TIOP-os projekteknél már most látszik, hogy megindultak a szabálytalansági eljárások. A 3.1.4-nél még nem, de minden TIOP-os pályázatnál lesz bizonyos arányban helyszíni közbeszerzési ellenőrzés is, hogy ezzel is megelőzzük ezeket a problémákat. Elkészítettük a TIOP 1.1.1./09 helyszíni közbeszerzési ellenőrzési tervét, tehát tudjuk, kihez fogunk kimenni. Ez úgy néz ki, hogy kizárólag a közbeszerzési dokumentumokat nézzük meg a helyszínen, azok eredetiségét, szabályszerűségét vizsgáljuk. A „hagyományos” helyszíni szemlét a Közreműködő Szervezet végzi, a szakmás és pénzügyes kollégák bevonásával. A szakmás kollégák elsősorban pályázattechnikai megvalósítást nézik, a pénzügyes kollégák pedig a pénzügyi megfelelőséget vizsgálják. Szerintem a mi Közreműködő Szervezetüknek erőssége az, hogy mi sokkal szigorúbbak voltunk a dokumentumok benyújtásánál és ellenőrzésénél. Pontosan ezért bízom abban, hogy a helyszíni szemléken nem fogunk nagy hiányosságokat feltárni.

Fontos tanulság az eddigi pályázatok kapcsán az, hogy nem lehet az iskolatitkárra, az iskola gazdasági emberére bízni egy pályázat pénzügyi lebonyolítását. Sokkal összetettebb, sokkal bonyolultabb ez a feladat. Nem hiába kérjük a projektmenedzsmenti tapasztalatokat ehhez a feladathoz is. Közös érdekünk, hogy a pénzügyi táblák megfelelően legyenek kitöltve. Mindenképpen fontos, hogy jó, a feladatra alkalmas szakember készítse el ezeket.

A látogatásoknak van egy harmadik fajtája, ez a monitoring. Ezeket jelenleg szervezzük a Közreműködő Szervezetnél. A 3.1.4-es pályázatoknál már kipróbáltuk, hogy ez hogyan is működik, és most azoknál a projekteknél fogjuk megvalósítani, ahol szakmai segítségnyújtásra is szükség van, illetve közelednek a záráshoz. Ez elsősorban a 3.2.2., a 3.4.1., a 3.1.6. és a 3.3.3. pályázatokat érinti. Amikor ezeket a látogatásokat elvégeztük – százalékos mintavételezés alapján választjuk ki a projekteket –, akkor a legtöbb közoktatási projektnél szeretnénk megbizonyosodni, hogy tényleg szakmai szempontból is megfelelően haladnak.

A projekt előrehaladási jelentések sajnos sokat nem mondanak azért, mert a sablon nem túl részletes hozzá. Ezt a sablont kell használni valamennyi projektnél akár gazdaságfejlesztés, akár eszközközbeszerzés, akár pedagógusképzés. A 3.1.4-es pályázatnál bekértük a HEFOP-portál kinyomtatott változatát is, mert az legalább mutatja, mi történik, mit történt szakmailag. Mindezek ellenére mégis magas a PEJ-hiánypótlások száma , ami többnyire az indikátorok miatt van. Fontos tudni, hogy hiába nem ad fel a rendszer egy-egy indikátort, ha azt a pályázó vállalta arra az időpontra, mikor a PEJ-ét kitölti, akkor neki fel kell vinnie a rendszerbe, arról számot kell adnia.

Nagyon sok problémát okozott a 3.1.4-es pályázatnál is, hogy a szerződéskötést követő 8. hónapban be kell adni kifizetési kérelmet. Nem jöttek be határidőre ezek a kérelmek, sőt el kell mondanom, hogy most a záró PEJ-eket (és így záró kifizetési kérelmeket) se nagyon küldik be a pályázók. Az lenne a kérdésem, hogy mit gondolnak, hány záró PEJ jött be a 3.1.4-es pályázatban? Csaba elmondta, hogy augusztus 31. volt a zárás, november 30-ig kell beérkeznie, és most október 20. van. A résztvevők tippjei: 124; 8; 12; 54; 67; 321; 17.

A pontos válasz: senkitől sem jött mindkettő.

Hiába változik valaki a projektmegvalósítás során, nem lehet, hogy nem felel meg valaki a specifikációban előírt követelményeknek. Ezért a változás bejelentésekor az érintett önéletrajzát is be kell nyújtani, amiben ellenőrizzük a megfelelőséget.

A nyilvánosság biztosítása során egy valami nagyon fontos, amit sokan elrontanak: ha tartalmi fejlesztésről van szó, akkor az ESZA-projekt, azaz ilyenkor ESZA felirat legyen a táblán, és ne ERFA.

Szedjük össze azokat a pályázatokat, amelyek a zárás szakaszában vannak. Bárki, akinek valami eszébe jut, az mondja, én írom a táblára. Elárulom, hogy nem sok van ilyen! TAMOP 314

  • TIOP 1.1.1/09
  • TIOP 1.2.5
  • TIOP 1.1.1/07.

Zárás előtt álló projektjeinkről már Csaba is említett néhány szót. Bizony a TIOP 1.1.1/09 is a záráshoz közeledik. Itt is várható, hogy elkezdődnek a helyszíni szemlék, illetve a záró projekt előrehaladási jelentések beadása. Nagyon fontos, ha az indikátorokban változás következik be, az kerüljön bejelentésre. Eszközök leltárba vételénél nem elég a pályázónak nyilvántartani, hogy milyen eszközöket szerzett be, a pályázónak a sajáteszköz leltárkönyvébe be kell vezetnie, és a leltárszámoknak rajta kell lenniük a beszerzett eszközökön.

km1

A fotó a széchényi kistérség 3.1.4-es projektjének honlapjáról van. Az Ázsia-projektjük volt az egyik önálló innováció, ez látható a bal felső sarokban. Az óvodásoknál a néphagyomány-őrzés látható (Csicsergő óvoda, Nagylóc). Az alsó képnél először azt hittem, hogy musicalt adnak elő a középiskolások aztán kiderült, hogy nem, ez az Ősz témakör. Ki ne szeretne egy ilyen iskolába járni? A pedagógusképzés már nem úgy zajlik, mint régen, ide is beszivárogtak szerencsére a különféle kooperatív technikák. De a 4. képen egy projektzáró rendezvény van, ahol újdonságként, szintén ezeket a technikákat alkalmazták.

Nagyon szépen köszönöm a figyelmet!