Hajnal Gabriella

A KRÉTA-rendszer funkciói

Kedves kollégák! Másfél évvel ezelőtt, amikor a Klebelsberg Központba érkeztem, az egyik fő feladatom volt a KRÉTA-rendszer továbbvitele és implementálása a köznevelési rendszerbe. Intézményvezetőként is mindig úgy viszonyultam az új rendszerekhez, illetve azok bevezetéséhez, hogy csak azzal érdemes foglalkozni, ami legalább egy évig működik. Az elmúlt, mintegy 20 évben nagyjából 8–10 elektronikus tanügyigazgatási rendszer, e-napló bukkant fel az iskolákban, amelyeknek jelentős része nagyjából egy év után eltűnt, megszűnt vagy átalakult.

A KRÉTA-rendszer azonban más. Egyrészt a folyamatos fejlesztések, amelyek a felhasználói – fenntartói és intézményi – visszajelzéseken alapulnak, másrészt pedig a benne lévő potenciál meggyőzött a hasznosságáról és időtállóságáról. A lényeg azonban az, hogy ameddig az ember nem ismeri, addig nem fog „beleszeretni”. Akkor lehet látni igazából az előnyeit, ha a felhasználó megismeri a rendszert, átlátja a különféle paraméterezési lehetőségeket.

Hosszútávon a KRÉTA jelentősen csökkenteni fogja az adminisztrációs feladatokat/terheket. Ez vonatkozik a pedagógusok munkájára éppúgy, mint a tankerületi központokra is. Az adatszolgáltatások szempontjából ugyanis nagyon nem mindegy, hogy meglévő, folyamatosan frissülő adatállomány alapján kell információt szolgáltatni, vagy pedig minden esetben külön-külön be kell szerezni az információkat. Azt sem szabad elfelejteni, hogy a szülők várják ezt a rendszert. Számukra nagyon fontos, hogy naprakész információt kapjanak a gyerekeikről. Mindenki maximálisan megbízik a gyermekében, és ez így van rendjén, de nagyon jól tudjuk, hogy az ellenőrzők eltűnhetnek, bent maradhatnak az iskolában, az érdemjegyek beírása késik stb. Tehát a papír alapú ellenőrző, mint a szülő és az intézmény közötti kommunikációs csatorna, több hibalehetőséget is rejt magában. Az okostelefonok világában egy applikációval egyszerűvé válik a szülők számára, hogy naprakészen kövessék a gyermekeik iskolai teljesítményét. A KRÉTA-rendszerben a szülői felület a mobilapplikáción is tökéletesen működik, azonnal jelez abban az esetben, ha a diák érdemjegyet kapott, az iskola bármilyen üzenetet küldött, vagy éppen fegyelmezési célból beírást kapott a tanuló.

Az e-ellenőrzői szülő applikáció kettéválik: a szülői, illetve a diákfelületre. Bár az információáramlás valós idejű megvalósulását biztosítja a rendszer, rájöttünk többek között ennek kapcsán arra, hogy pedagógiai okokból érdemes lenne ezen finomítani. Ha egy pedagógus beírt egy osztályzatot a naplóba, az azonnal megjelent a szülőnél, és ez nem jó. Kell hagyni arra időt, hogy a gyerek hazamenjen és elmondhassa, hogy mi történt vele aznap, milyen osztályzatokat kapott. Ez nagyon fontos a gyermek és a szülő közötti kommunikációban, időt kell rá hagyni. Éppen ezért egy hónappal ezelőtt jeleztem a fejlesztőknek, hogy a szülői applikációban késleltetve kell az osztályzatoknak és a beírásoknak megjelenni, mégpedig úgy, hogy paraméterezhető legyen a késleltetés időtartama az iskola részéről. Ennek optimális ideje véleményem szerint egy nap, hiszen a kollégista középiskolásokat kivéve a diákok minden nap hazamennek. Bízom abban, hogy beszélgetnek a szülőkkel, mert nagyon fontos, hogy a szülő a gyerektől tudja meg, mi történt vele aznap az iskolában. Ettől függetlenül természetesen szükség van a szülői felületre, hiszen ezen keresztül kaphat teljes képet a gyermeke tanulmányi helyzetéről, az iskola által megfogalmazott jelzésekről.

A másik nagyon lényeges dolog, az osztályzatok beírásának időpontja. Ez a kérdés gyakran előkerül, sok vitát generál az iskola és a szülők között. A KRÉTÁ-ban bár korábbi időpontra is be tud írni a tanár osztályzatot, tehát mondjuk november 12-én nyugodtan, beírhat október 28-ra egy jegyet, azonban látható marad a rögzítés időpontja. Ennek következtében nem fordulhat az elő, hogy decemberben vagy januárban kerülnek be jegyek szeptemberre vagy októberre a naplóba úgy, hogy arról a szülőnek nem volt korábban tudomása, és arról kell vitatkozni, hogy mikor szerezte a jegyet a diák. Azaz transzparenssé válik az értékelés folyamata a szülő számára is.

Jelen pillanatban a KRÉTA-rendszernek számos, az intézmények működését segítő központi felülete van. Az intézményi adminisztrációs felület, a tantárgyfelosztás, az órarend és az e-napló. Órarendkészítő még nincs, de ha minden igaz, ez is el fog készülni, ami azért nehéz feladat, mert tökéletes órarendkészítő program ma sincs, és egy olyan sablont csinálni, amely minden intézménytípusnak megfelel, komoly kihívást jelent. Egy kisebb iskolára viszonylag könnyű órarendkészítő programot létrehozni, a nagyobb, többcélú intézményekre viszont ez meglehetősen nehéz feladat. Az ASC-t, amit sok helyen használnak már, lehet integrálni, az ebben készített órarendet fel lehet tölteni a KRÉTÁ-ba. Aki nagy iskolában tanít, az pontosan tudja, hogy az itt kiadott órarendet még többször pontosítani és javítani kell ahhoz, hogy tényleg megfeleljen a gyerekeknek és a kollégáknak is.

Különböző kommunikációs rétegek vannak a KRÉTÁ-n belül, attól függően, hogy mely szervezetekkel, oktatási szereplőkkel kommunikál a rendszer. Ide tartozik a Magyar Diáksport Szövetség is. A KRÉTÁ-n keresztül lehet a diákolimpiára jelentkeztetni a gyerekeket, ami azért fontos, mert az elszámolás szempontjából mindenkinek jó, ha pontosan lehet tudni, hány tanuló vett részt a diákolimpiai versenyeken. Az iskola és a fenntartó ezen keresztül valóban követni tudja, hogy hány gyerek, milyen sportágban és eredménnyel szerepelt az országos szintű diákolimpiai megmérettetéseken.

A KIR, illetve a KIR-STAT üzemeltetőjével folyamatosan zajlanak az egyeztetések, amelyekről Gloviczki Zoltán, az Oktatási Hivatal elnöke is beszélt korábban. Szorosabb kapcsolatot építünk ki az OH-val. Az adatszolgáltatások számának csökkentése érdekében szeretnénk jövő évtől először pilotként, aztán pedig teljeskörűen azt elérni, hogy a KIR-STAT-ba átemelhetőek legyen a KRÉTÁ-ba már felvitt adatok. Azaz az október elsejei statisztika ne legyen újabb adminisztrációs teher a pedagógusok számára. Természetesen azt is el szeretnénk érni, hogy az adatok exportálása fordított helyzetben is működjön, vagyis a KIR-ből is át lehessen emelni a már felvitt adatokat a KRÉTÁ-ba.

Azt is nagyon fontos tudni, hogy a nyár folyamán megtörtént a KRÉTA rendszer miniszteri jóváhagyása az alábbi dokumentumok és modulok esetében: értesítő, osztálynapló, csoportnapló, egyéb foglalkozási napló, órarend és a tantárgyfelosztás. Ennek következtében ezeket nem kell papír alapon dokumentálni, elegendő csak a KRÉTA-rendszerben.

Visszatérve a kritikákra, azt is elmondtuk már többször, hogy a negatív vélemények egyik oka a tanárok körében az, hogy korábban ennyire összetett, sokrétű beállítási és lekérdezési lehetőséggel rendelkező rendszerrel még nem találkoztak. Természetes dolog, hogy minden újtól egy kicsit tart az emberek jelentős része addig, amíg nem tudja biztonsággal kezelni, nem ismeri fel a benne rejlő lehetőségeket. Ezért döntöttünk úgy, hogy azok az iskolák, amelyek korábban sose használtak e-naplót, azok ebben a félévben használhatják párhuzamosan az e-naplót és a papír alapú naplót is, mert így elkerülhetőek olyan problémák, amelyek hátrányosan érintik a diákokat (például: adatvesztés). Szeretnék mindenkit megnyugtatni, hogy azok az intézmények, amelyek korábban már használtak elektronikus naplót, a bevezetés időszakában bizony egy fél évig párhuzamosan használták a papír alapú adminisztrációt is, hogy véletlenül se vesszen el adat. Úgy látjuk, hogy a tesztidőszakot követően februártól már az általános iskolák és a gimnáziumok esetében nem lesz szükség a papír alapú naplóra. Az alapfokú művészetoktatási intézmények és az EGYMI-k esetében ennek az időpontja 2019 szeptemberére tolódik ki, ugyanis annyira speciális igényeknek kell megfelelni esetükben, hogy előbb nem lehetséges a bevezetés. Ezekben az intézményekben is lesz egy átállási időszak, amikor párhuzamosan használhatják az elektronikus és a papír alapú naplót.

A további tervek közé tartozik, hogy a szakszolgálatokat is be kell emelni a KRÉTÁ-ba.

Néhány adat a rendszer működéséről. Az órabeírások száma október 31-ig elérte a 10,5 millió órát. Ez azonban még elmarad a ténylegesen megtartott órák számától. Mintegy 1,7 millió órát tartanak a kollégák hetente, azaz az őszi szünetet nem számolva, mostanáig nyolc tanítási hetet mértünk. Gyors fejszámolás után a 8 ×1,7 millió, azaz 13,6 millió órának kellene szerepelni a rendszerben. Tehát körülbelül 3 millió óra az, amely nem szerepel a KRÉTÁ-ban. Jelenleg 2236 intézmény használja az e-naplót, amely a lefedettség szempontjából teljesnek tekinthető szám.

Itt az igazság kedvéért el kell mondanom, a szeptemberi időszakban valóban gondok voltak egyes iskolákban a KRÉTA sebességével. Akkor is jeleztük, volt egy vis major helyzet, ami nem a fejlesztőkön vagy a Klebelsberg Központon múlt, hanem egy tűzeset következtében a szerver oldalon volt rövid ideig kapacitáshiány, de megoldottuk a helyzetet, most már sehol sincs gond a rendszer sebességével. A jegyek beírásával kapcsolatban is kiemelnék egy adatot: 13 milliónál több jegy van jelen pillanatban a naplóban, amely igen magas szám, ha azt vesszük, hogy mintegy 750 ezer diák tanul a tankerületi központok által fenntartott intézményekben. Ennek következtében azt biztosan nem lehet mondani, hogy nincs jegy, ami dicséri a pedagógusokat, különösen, hogy első és második osztályban még nem is kapnak a gyermekek jegyet, azaz sok tízezer tanulót le kell vonni a fent említett 750 ezer főből.

Egy kicsit a fenntartói oldalra is kitérek a rendszer által biztosított lehetőségek kapcsán. Jelenleg nyolc kategóriában összesen 48 riportot lehet lekérdezni, ennyi áll a fenntartó rendelkezésére. A kategóriák: intézmény, alkalmazott, az osztályok – csoportok, tantárgyfelosztás, létszámstatisztika, beiratkozás, adtaszolgáltatások és az előzetes tantárgyfelosztás. Ezeken belül még vannak részek, amelyeket külön is le lehet kérdezni. Például hány olyan csoport van, amely 14 fő alatti, vagy van-e olyan osztály, ahol nem éri el a létszám a 20 főt, mégis csoportbontásban tanítanak egyes tárgyakat. Különböző, a felhasználó által választott formátumokban lehet lekérni a riportokat (Word, Excel, ppt, pdf). Ez nagy segítség az intézményvezetőknek, hiszen pillanatok alatt bármilyen statisztikát le tudnak kérdezni.

Meg lehet nézni, hogy a tanárok hogyan osztályoztak, hány témazáró dolgozatot írattak, hány feleletet értékeltek, beírták-e a házi feladatot az órához stb. A fejlesztők lehetővé tették azt is, hogy a diákok is képesek legyenek beírni a házi feladatot az órához, melyet diáktársaik is látnak. Vannak sablonok jelenleg is a KRÉTÁ-ban, mint például a kikérő, az igazolás vagy az osztályozóvizsga formanyomtatványok, amelyek a felületről nyomtathatók. Az lenne az ideális, ha ezzel a lehetőséggel az év végi bizonyítványok is kiválthatóak lennének a későbbiek folyamán. Különféle statisztikákat is le lehet kérdezni az egyes naplótípusokról (például: az osztályozó, napközis vagy éppen a szakköri naplókról). A rendszerben látszanak az órarendek osztályokra és pedagógusokra bontva is. Sokféle statisztikát lehet majd lekérni év végén is a felületről, megkönnyítve a pedagógusok dolgát, akik a szükséges adatokat eddig jellemzően mechanikusan számolták ki. Természetesen nemcsak év végén, hanem különböző időszakokra (negyedév, félév stb.) is képes adatsorokat generálni a rendszer.

Igazolások esetében sokszor megjegyzik, hogy nem tudja megtenni a KRÉTA, hogy előre beírja az osztályfőnök a hiányzást. A kritikát megfogalmazók azonban azt elfelejtik, hogy nem igazolható olyan óra például, amely elmarad. Be lehet írni előre a hiányzást, de későbbiekben ezt a rendszer jóváhagyatja a pedagógussal. A médiában elterjedt az is, hogy a KRÉTÁ-ban nem lehet egyesével is igazolni az órákat, de ez nem igaz, a rendszer képes erre. Több mint 70 olyan beállítási lehetőség található a KRÉTA felületen, amelyet az iskolai környezet szerint szükséges beállítani. Például az iskola meddig fogadja el az igazolásokat vagy éppen azt is, hogyan akarják súlyozni az osztályzatokat, aminek következtében a szülő is megismerheti, hogy az adott érdemjegy mennyit is ér az értékelés folyamatában.

Intézményenként egy vagy több olyan ember szükséges, aki ténylegesen és behatóan ismeri a felületet. Az ő munkájuk megsegítésére minden tankerületen belül kinevezésre került egy „KRÉTA-referens”, akik rendszeresen járnak a Központba, ahol kéthavi rendszerességgel továbbképzéseken vesznek részt. Itt újabb információkat kaphatnak, feltehetik kérdéseiket. A Facebook-on is fellelhető egy olyan KRÉTA-csoport, melynek tagjai a felület fejlesztésével foglalkoznak, és akiknek bátran feltehetik kérdéseiket azok, akik elakadnak. Egyéni fejlesztésekre egyelőre nincs mód, ugyanakkor van 30 órás e-learning képzése a KRÉTA-rendszernek, amely gyorsan elvégezhető azok számára, akik némi ismerettel már rendelkeznek a rendszer használatával kapcsolatban. Ennek az elvégzése után az illető tanúsítványt kap. Tavaly 25 000-en végezték el ezt a továbbképzést, az idei évben pedig már több mint 80 000-en.

A GDPR-nak történő megfelelés miatt fontos precízen meghatározni a szülők felületen történő kommunikációjának lehetőségeit, jogi kereteit, amely jelenleg is zajlik. Meg kell jegyeznem, hogy a felületen látható az is, hogy egy adott a szülő mikor lépett be utoljára a rendszerbe.

Néhány szó a KAFFEE modulról is, amely a HR és GR összekapcsolását jelenti a KRÉTA-rendszeren keresztül. Az elsajátításuk elsőre kicsit nehézkesnek tűnik, de hosszútávon megkönnyíti a tankerületi központok életét, ugyanis rengeteg adatot fel lehet vinni az iskolákról a nyilvántartásba (például: villanyszámla, szükséges fejlesztések). Ennek következtében reményeink szerint nőni fog a gazdálkodási rendszer hatékonysága, a szükséges munkafázisok esetében pedig az ügyintézési idő rövidülésére számítunk a fejlesztés eredményeként.

Mivel sokszor hasonlítgatják a KRÉTA e-napló modulját más elektronikus naplókhoz, ezért engedjenek meg ezzel kapcsolatban is néhány gondolatot. A „Mozanapló” jelenleg 4-5 olyan funkciót tud, melyre a KRÉTA még nem képes. Ilyen például a fogadóórákra való jelentkezés, az év végi statisztikák korábbi hagyományoknak megfelelő generálása, illetve képes e-mail küldésre, melyet a KRÉTA mégcsak közvetetten tud megtenni: a tanárnak engedélyeztetni kell a rendszerrel, hogy e-mailt küldhessenek neki. Saját email címüket a pedagógusok használják egymás között a rendszeren belül. Készül a kommunikációs modul, amely a beállításoknál fog megjelenni az admin oldalon. Ehhez egy oktatóvideó is készül. Azonban hozzá kell tenni, hogy több mint 70 olyan funkciója van a Krétának, melyet a többi elektronikus napló nem tud, például 52 országos szintű és 47 tankerületi szintű riportra képes, azonnal meg tudja jeleníteni az online és tárolt adatokat, valamint minden riport megtekinthető mobileszközön is.

Az KRÉTA kapcsán szeretném megjegyezni azt is, hogy a konvergencia régiókban az is könnyebbséget jelent a pedagógusok számára, hogy jelentős részük rendelkezik saját használtra kapott laptoppal, hiszen 45 000 darabot kiosztottunk közöttük. Az a célunk, hogy a KMR régióban is megteremtsük annak a lehetőségét, hogy a pedagógusoknak legyen saját használatú eszközük. Ne lehessen az az indok, hogy az eszközök hiánya miatt nehéz számukra az e-napló használata. Ugyanakkor nagy könnyebbség lesz a tanárok részére, ha a mobiltelefonon és a tableteken is tudják használni a pedagógus applikációt, hiszen ezek segítségével szinte bárhol tudják kezelni az e-naplót. Zárszóként mindenkit bíztatnék a rendszer megismerésére, higgyék el, hatalmas potenciál van benne.

Köszönöm a figyelmet.