Miltényi Gábor

Az Oktatási nyilvántartás továbbfejlesztése.
Oktatási Hivatal KÖFOP-1.0.0–VEKOP-15 projekt
szekció összefoglalója

A szekcióban az Oktatási Hivatal KÖFOP-1.0.0-VEKOP-15-2020-00059 számú „Oktatási nyilvántartás továbbfejlesztése” elnevezésű projektje került bemutatásra. Az Oktatási Hivatal, mint az oktatási ágazat kiemelt szereplője, a KÖFOP prioritás céljai mentén tervezte meg az Oktatási nyilvántartás továbbfejlesztése című projektet, a célok között definiálva az adminisztratív terhek csökkentését, a szolgáltató közigazgatás szervezési feltételeinek fejlesztését, az elektronikus folyamatok fejlesztését, beleértve a pénzügyi folyamatokat is, a szakrendszerek egységesítését, továbbfejlesztését és szolgáltató képességének növelését.

Ügyfélközpontú, szolgáltató eljárások fejlesztése

A projekt célja az üzleti tevékenységet és az állampolgárok ügyintézési lehetőségeit korlátozó bürokrácia csökkentése, valamint a magas szintű és korszerű (lakossági, államigazgatási és vállalkozások által használt) közigazgatási e-ügyintézési megoldások bevezetése.

További cél a meghatározott köznevelési, középfokú és felsőoktatási tevékenységhez kapcsolódó eljárások esetében elektronikus űrlapkezelési és egyéb szolgáltatások továbbfejlesztése, eljárások elektronizálása, továbbfejlesztése.

A Projekt általános célja az Oktatási Hivatal ügyfélközpontú, szolgáltató jellegű működésének megerősítése, olyan szervezetfejlesztési intézkedések megtervezése, amelyek az állampolgárok széles köre számára láthatóvá teszik az állampolgárok ügyintézését támogató hivatali funkciók megerősítését a működési hatékonyság növelésével, elektronikus ügyintézési szolgáltatások számának növelésével, minőségének emelésével.

Ügyfélközpontú hivatal elvárása, hogy az elektronikus ügyintézéssel csökkentse a bruttó ügyintézési időt. Csökkentse a bürokráciát. Legyen nyomon követhető az ügyintézés. Ne csak kérelemre adjon adatszolgáltatást, hanem nyújtson olyan szolgáltatásokat, ahol az ügyfél megtekintheti, ellenőrizheti a rá vonatkozó oktatási adatokat, célzott információt kaphat. Tegye könnyűvé, egyszerűvé és lehetőleg gyorssá az ügyintézést.

Az e-ügyintézés azt jelenti, hogy az eljárások ügyfélkapus hozzáféréssel indíthatók legyenek. Az eljárásokhoz szükséges dokumentumok elektronikusan csatolhatók legyenek. Ne legyen szükség postai kézbesítésre. A kérelem/beadvány beérkezéséről azonnal kapjon visszajelzést. Képes legyen elektronikusan eljárási díjat fizetni. Az eljárások eredményét is elektronikusan kapja meg az ügyfél.

Ügyfélközpontú köznevelési hatósági eljárások fejlesztése

Az előadásban a köznevelési hatósági eljárások kerültek bemutatásra, ezen belül is a Köznevelési Engedélyezési Rendszer (KER). A KER moduljai:

• Tankötelezettség halasztása;
• Tankötelezettség korábbi megkezdése;
• Egyéni munkarend kérelmek;
• Tankötelezettség/óvodakötelezettség külföldi teljesítése.

Az ügyfélközpontúság abban nyilvánul meg, hogy

• az eljárások ügyfélkapus hozzáféréssel indíthatók;
• az eljárásokhoz szükséges dokumentumok elektronikusan csatolhatók;
• nincs szükség postai kézbesítésre. De az ügyfél választhatja a postai beküldést is (Megmaradt a hagyományos kérelmezési út is.);
• a kérelem/beadvány beérkezéséről az ügyfél rövid időn belül kap visszajelzést;
• az eljárást lezáró határozatot is elektronikusan kapja meg az ügyfél;
• lehetséges az egyes iratpéldányok eltérő kezelése (elektronikus/papír).

A fejlesztés eredményeként:

• az eljárásokhoz kapcsolódó iratkezelési folyamatok (iktatás, érkeztetés) automatizálásra kerülnek;
• a papíralapú ügyiratok mennyisége csökken – fenntarthatósági szempontok;
• az ügyintézési idő csökken;
• az adminisztratív teher csökken;
• beépülnek az ügyintéző számára „kényelmi” funkciók, melyek gyorsítják és pontosabbá teszik az ügyintézést, elősegítik a magasabb színvonalú ügyintézést;
• gyorsabb, pontosabb statisztikai adatszolgáltatás (szűrések, lekérdezések beépítése) lesz elérhető.

A KER elektronikus űrlapjai úgy épülnek fel, hogy

• az űrlapokon az azonosításnál megadott személyes adatok megjelennek, nem kell őket újra beírni;
• az űrlap támogatja a helyes és teljes kitöltést, nem lehet hiányos, vagy rossz kérelmet beadni;
• a KIR-ből vesz át adatokat, így a szülőnek nem kell mindent újra megadnia;
• az űrlapokhoz dokumentumok csatolhatók.

További köznevelési fejlesztések a KÖFOP-ban

• Tankönyvvé nyilvánítási adminisztrációs rendszer (TAR) – 2022 tavaszáig;
• Pedagógus-továbbképzési akkreditációs rendszer (PIR) – 2022 őszéig.

A PIR, illetve TAR fejlesztés céljai, hogy ügyfélbarát, korszerű közigazgatási eljárási folyamatok jöjjenek létre, gyors, pontos, hatékony legyen az ügyintézés, teljesüljenek a fenntarthatósági célok. Az eljárások valamennyi szegmense elektronikusan menjen végbe.

A PIR fejlesztési irányai:

• Cégkapus/ügyfélkapus/hivatali kapus kérelembenyújtási lehetőség a pedagógus-továbbképzést alapítók, szervezők számára.
• A pedagógus-továbbképzési, valamint pedagógus-továbbképzési jegyzékre kerüléssel kapcsolatos hatósági adminisztrációs folyamatok is teljesen elektronizáltak lesznek.
• Szakértői és testületi folyamatok elektronizálása.
• Elektronikus fizetési lehetőség az informatikai rendszeren keresztül.
• Szűrések, statisztikák, lekérdezések készítésére alkalmas rendszer az adatkérések kiszolgálása érdekében.

A TAR fejlesztési irányai:

• Cégkapus kérelembenyújtási lehetőség a tankönyvkiadók számára.
• A tankönyvvé nyilvánítással, valamint a tankönyvjegyzékre kerüléssel kapcsolatos hatósági adminisztrációs folyamatok is teljesen elektronizáltak lesznek.
• Szakértői, testületi folyamatok elektronizálása.
• Publikus modul megújulása: tankönyvjegyzék kereső korszerűsítése.
• Elektronikus fizetési lehetőség az informatikai rendszeren keresztül.
• Szűrések, statisztikák, lekérdezések készítésére alkalmas rendszer az adatkérések kiszolgálása érdekében.

A középfokú beiskolázás központi írásbeli felvételi vizsga adminisztrációs rendszerének fejlesztése (KIFIR – KÖZFELVIR)

A középfokú felvételi eljárást a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet 13. fejezete szabályozza.

Az eljárás egyik meghatározó eleme a felvételizők számára a központi írásbeli felvételi vizsgán való részvétel lehetősége.

A központi írásbeli vizsgához külön-külön feladatlapok készülnek azok részére, akik

• a nyolcévfolyamos gimnáziumba,
• a hatévfolyamos gimnáziumba,
• a középfokú iskola kilencedik évfolyamára

jelentkeznek.

Jelen projekt célja a meglévő informatikai rendszer olyan fejlesztése, amely a fenti módon szabályozott vizsgarendszer minden résztvevőjét támogatja a jogszabály által megkövetelt feladatainak ellátásában, azaz támogatja

• a felvételizőket és szüleiket a vizsgára való jelentkezésnek és a kapcsolódó dokumentációnak a vizsgaszervező középiskolákba való benyújtásában;
• a vizsgaszervező középiskolákat a jelentkezési adatok és a dokumentáció fogadásában, valamint a szülővel való további kommunikációban;
• a vizsgaszervező középiskolákat a vizsgaszervezés teljes folyamatában;
• az Oktatási Hivatalt a vizsga előkészítésével, illetve a jogorvoslattal kapcsolatos feladatainak ellátásában;
• a felvételi eljárás további szakaszában a felvételiztető középiskolákat a központi írásbeli felvételi vizsgák eredményeinek felhasználásában.

A fejlesztés eredményeképpen lehetővé válik, hogy:

• a szülők otthonról, egyszerűen és biztonságosan intézhessék majd a felvételizők jelentkeztetését a központi írásbeli vizsgákra;
• a jelentkezés hitelesítése a KAÜ segítségével mind a szülő, mind a vizsgaszervező középiskola számára kényelmes és magától értetődően egyszerű legyen;
• a felvételiző adatai ellenőrzésének és a folyamatot hátráltató hibák javítása a tanulói nyilvántartás alapján;
• a vizsgaszervező középiskola számára a felvételiző azonosítása, a felvételizővel/szülővel való egyszerű, gyors, és biztonságos kommunikáció;
• a hivatal számára a vizsgák előkészítéséhez szükséges adatok egyszerűen elérhetősége;
• a központi írásbeli vizsgák eredményeinek átadása a felvételi eljárás további folyamatai számára.

A vizsgákon évente mintegy 75 000 felvételiző és több mint 500 vizsgaszervező középiskola vesz részt. Az első évben még mindenki számára elérhető marad a hagyományos (papír, posta) jelentkezési forma is, így várhatóan csak egy részük fogja igénybe venni az elektronikus jelentkezés lehetőségét, ám biztosak vagyunk abban, hogy a tapasztalatok alapján a következő években ez a jelentkezési forma válik egyeduralkodóvá.

A Középfokú felvételi eljárás információs rendszere (KIFIR)

A középfokú felvételi eljárást a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet 13. fejezete, időbeli ütemezését a mindenkori tanév rendje miniszteri rendelet szabályozza.

A középfokú felvételi eljárást a középfokú intézmények felvételi információs rendszerében (a továbbiakban: KIFIR rendszer) kell lebonyolítani. A KIFIR rendszert a felvételi eljárás meghatározott szakaszaiban a felvételt hirdető középfokú iskoláknak, a központi írásbeli vizsgát szervező középiskoláknak, vagy az általános iskoláknak kell használniuk.

Jelen projekt célja a meglévő informatikai rendszer olyan fejlesztése, kiegészítése, amely az egyéni jelentkezőket támogatja a jogszabály által megkövetelt feladatainak ellátásában, azaz támogatja

• a felvételizőket és szüleiket a jelentkezésnek és a kapcsolódó dokumentációnak a középiskolákba, valamint az OH-ba való benyújtásában;
• a felvételiztető középiskolákat és az OH-t a jelentkezési adatok és a dokumentáció fogadásában, valamint a szülővel való további kommunikációban;
• a felvételizőket és szüleiket, a felvételiztető középiskolákat és az OH-t a jelentkezés módosításának folyamatában;
• a felvételiztető középiskolákat a felvételi adminisztrációjának teljes folyamatában;
• az OH-t a felvételi eljárással kapcsolatos feladatainak ellátásában.

A fejlesztés eredményeképpen:

• A szülők otthonról, egyszerűen és biztonságosan intézhetik majd a felvételizők jelentkeztetését.
• A jelentkezés hitelesítése a KAÜ segítségével mind a szülő, mind a felvételiztető intézmény, mind az OH számára kényelmes és magától értetődően egyszerű lesz.
• A felvételiztető intézmény és az OH számára a felvételiző azonosítása, a szülővel való kommunikáció egyszerűvé, gyorsabbá és biztonságosabbá válik.
• Az OH számára a tanulói adatlapok feldolgozása gyorsabbá válik, így az adatok hamarabb eljutnak a felvételiztető intézménybe.
• A felvételiztető intézmény számára a saját felvételi eljárásának lebonyolításához szükséges adatok gyorsabban rendelkezésre állnak majd, illetve a tanulóval és a szülővel történő kapcsolattartás ideje rövidül majd (a felvételiztető intézmény elektronikusan tudja majd értesíteni az érintetteteket az eljárás egyes lépéseiről).

A fejlesztés az ügykörben érintett szülő számára a jelenleginél lényegesen egyszerűbb, kényelmesebb és biztonságosabb platformot hoz létre, amelyben az automatizmusok biztosítják az információáramlás megfelelő gyorsaságát, és az információtartalom hitelességét azáltal, hogy nem csak a jelentkezés, hanem a felvételiztető intézménnyel és az OH-val való további kommunikáció is egy csatornára terelődik.

Az eljárásban évente az érintett egyéni jelentkezők száma 10-12000 fő.

Az első évben még mindenki számára elérhető marad a hagyományos (papír, Posta) jelentkezési forma is. Célként tűztük ki, hogy az első évben az érintett egyéni jelentkezők mintegy 30%-a az új, elektronikus rendszert használja a jelentkezéshez, majd ez az arány úgy növekedjék, hogy lehetőleg már a működés harmadik évében elérje a 60%-ot.

A Kétszintű érettségi adminisztrációs rendszere. A kormányhivatalokba történő érettségi jelentkezés elektronikus támogatása (e-jelentkezés)

A tanulói jogviszonnyal nem rendelkező személyek számára az érettségi vizsgaszervezés során az érettségi jelentkezés benyújtására jelenleg postai úton, e-papír szolgáltatással és személyesen van lehetőség a fővárosi, megyei kormányhivatalokban.

A fejlesztés célja az ügyfélkapus azonosításon alapuló elektronikus ügyintézési folyamat támogatásához szükséges informatikai megoldás kiépítése, a korábbi informatikai rendszerben megszokott szolgáltatások teljeskörű megtartása mellett.

A fejlesztés az ügykörben érintett állampolgár számára a jelenleginél lényegesen egyszerűbb, kényelmesebb és biztonságosabb platformot hoz létre, amelyben az automatizmusok biztosítják az információáramlás megfelelő gyorsaságát, és az információtartalom hitelességét azáltal, hogy nem csak a jelentkezés, hanem a vizsgaszervező intézménnyel való további kommunikáció is egy csatornára terelődik.

A fejlesztésnek illeszkednie kell továbbá a kétszintű érettségi vizsga adminisztrációs rendszerébe, ebben a programban biztosítani kell a benyújtott jelentkezés feldolgozását.

A fentieken túl a rendszert úgy kell kialakítani, hogy a jelentkező számára a jelentkezéssel kapcsolatos további kommunikáció is elektronikus felületre kerülhessen át (például visszaigazolás küldése, vizsgabehívó küldése, eredmények kommunikációja, vizsgadíj visszaigénylés, a felhasználó számára egyedi üzenetek szerkesztésének és küldésének lehetősége, ügyféloldalon az üzenet fogadásának lehetősége, jogorvoslat kezelése).

A fejlesztés eredményeként

• A KH-kba érettségi vizsgára jelentkezők – a postai jelentkezés, az e-papír szolgáltatás és a személyes jelentkezés lehetősége mellett, illetve a helyett – elektronikusan jelentkezhetnek a vizsgára.
• A rendszer az érettségi jogi feltételeiben járatlan jelentkezőt végigvezeti majd a teljes folyamaton.
• A rendszer a lehető legnagyobb mértékben kizárja majd a jelentkező által ejthető hibákat, a jogszerűtlen jelentkezéseket.
• Az elektronikus jelentkezést választók számára lehetséges lesz az elektronikus jelentkezés, valamint az érettségi rájuk vonatkozó teljes folyamatának (vizsgadíj fizetése, jelentkezés elfogadása, vizsgabeosztás, vizsgabehívók, vizsgaeredmények keletkezése, jogorvoslatok beadása, vizsgaszervezési dokumentumokhoz való hozzájutás) elektronikus intézése és nyomon követése.
• A jelentkező az e-jelentkezésnél használhatja az ügyfélkapus autentikációt.
• A rendszer az OH számára lehetővé teszi a teljes folyamat (jelentkezés, döntések, vizsgaszervezés, észrevételkezelés, vizsgaeredmények, fellebbezés) monitorozását, valamint a feladatkörébe tartozó fellebbezések folyamatainak elektronikus kezelését.
• A KH-k számára lehetséges lesz a szervezési, kapcsolattartási folyamatok (jelentkeztetés határozathozatal, határozat kézbesítése, vizsgabeosztás, vizsgabehívók kiküldése, jogorvoslatok fogadása, elbírálása, vizsgaeredmények keletkezése, vizsgadokumentu­mok­hoz való hozzájutás) elektronikus ügyintézése.

Az eljárásban évente az érintett jelentkezők száma kb. 10 000 fő.

A fejlesztéssel a jelenleginél egyszerűbb és kényelmesebb, jobban nyomon követhető szolgáltatást tudunk kialakítani. Várhatóan növeli majd az elégedettséget az az átalakítás, hogy az érettségire jelentkezők mindent elektronikusan intézhessenek a jelentkezéssel kapcsolatban. A folyamatban a vizsgaszervező kormányhivatalok szerepe nem változik. Célként tűzhető ki, hogy az első évben az érintett jelentkezők mintegy 30%-a ezt a jelentkezési módszert használja, majd később ez az arány elérje a 60%-ot.

Oktatási mérföldkövek szolgáltatás

Az Oktatási nyilvántartást az Oktatási nyilvántartásról szóló törvény szabályozza, mely szerint ez közhiteles központi nyilvántartás.

Az Oktatási nyilvántartás célja:

• személyes adatok pontos, naprakész, ellenőrzött tárolása;
• ágazati nyilvántartások működtetése, adatok oktatási azonosító útján történő megszemélyesítése;
• egységes adatszolgáltatás megteremtése;
• nemzetgazdasági szintű tervezés, közfeladatok ellátásának támogatása;
• adatok összekötése személyazonosításra alkalmatlan módon és statisztikai, kutatási célokra való felhasználása;
• érintettek jogai, kötelezettségei gyakorlásának támogatása.

Az Oktatási nyilvántartás eddigi eredményei:

• Oktatási azonosító központi osztása.
• Egy személy, egy oktatási azonosító.
• Adatok pontos nyilvántartása, külső nyilvántartásokból történő lekérdezéssel, azonnali adatfrissítéssel SZL-ből.
• A szakrendszeri adatok könnyebb kereshetősége akár oktatási azonosító alapján, akár csoportismérves feltételek szerint.
• Szakrendszeri adatok egyszerűbb felhasználása saját eljárásokban (nyelvvizsga, érettségi adatok a felsőoktatási felvételiben stb.).
• Külső partnerek felé történő adatszolgáltatás egyszerűbb lesz.
• Oktatási szakmai nyilvántartások összekötése közvetett módon.
• Oktatási életút felépítése.

Az oktatási mérföldkövek szolgáltatás a www.magyarorszag.hu oldalon keresztül lesz elérhető. Az állampolgár azonosítás után betekinthet a róla nyilvántartott adatokba. Az adathibákat, problémákat elektronikus úton tudja jelezni. Személyes és szakrendszeri adatokat fog megjeleníteni. Elektronikus igazolások kérelmezésére is lehetőség Oktatásiazonosító-igazolás és Diákigazolvány-történet esetén.

Az oktatás egymásra épülő szakaszaiban a korábbi oktatási szakaszok eredményei a következő oktatási lépések, folyamatok bemeneti adataként szolgálnak (például a nyelvvizsga, az érettségi bizonyítvány a felsőoktatáshoz, szakképzéshez), valamint ezen oktatási nyilvántartási adatokra más közigazgatási és egyéb eljárásokban is szükség lehet. Az oktatási mérföldkövek szolgáltatás lehetővé teszi, hogy az állampolgár az oktatási életútjának a központi nyilvántartásokban róla nyilvántartott fontos adatait, mérföldköveit azonosítás után egy központi felületen megtekinthesse, ezzel segítve az oktatásban való részvétel következő lépéseit és az eljárások kezdeményezését. Igazolások automatikusan állnak elő, ügyintézői közreműködés nélkül.

Érintett nyilvántartások:

• Oktatási személyi nyilvántartás (OSZNY).
• Tanulói, pedagógus nyilvántartás (KIR).
• Hallgatói, alkalmazotti nyilvántartás (FIR).
• Diákigazolvány nyilvántartás (OKTIG).
• Nyelvvizsgák nyilvántartása (NYAK).
• Érettségi nyilvántartás (KÉNY).
• Szakmai szakértői és vizsgaelnöki névjegyzék (SZSZVN).

Érintett személyek:

• Ügyfélkapuval rendelkezik.
• Oktatási azonosítóval rendelkezik.
• Sikeres beazonosítása megtörtént.
• 2005 áprilisától tanulói vagy pedagógus, 2012-től óvodás jogviszonya volt/van.
• 2006. február 1-jén folyamatban lévő vagy utána létesült felsőoktatási hallgatói vagy oktatói jogviszonya van.
• 2005 után diákigazolványt bocsátottak ki részére.
• 2000. január 1. napja után tett nyelvvizsgát.
• 2005 után a kétszintű érettségi folyamatában vett részt.
• 2009 után a szakértői, vizsgaelnöki névjegyzékre felvették.

Kérelmek, jelzése küldése:

• Oktatásiazonosító igazolás:
• Óvodából iskolába jelentkezéskor
• Szakképzésbe, felnőttképzésbe jelentkezéskor
• Pedagógusok jelentkezésekor
• Diákigazolvány-irattörténet:
• Ellopott igazolványokkal való visszaélés során
• Közlekedési büntetési ügyekben
• Adathiány jelzése
• Hiányzó jogviszony, nyelvvizsga vagy érettségi adat esetén a nyilvántartás megjelölésével
• Adathiba jelzése
• A megjelenített adatok helytelensége esetén az adat megjelölésével

Az igazolások kérelmezése és kiállítása ügyintézői közreműködés nélkül történik, a kérelem beérkezése, iktatása automatikus, a kimenő igazolás is automatikusan áll elő, és elektronikusan aláírva az ügyfélkapu tárhelyre kerül megküldésre.

Hiányok, hibák jelzése ügyintézői feldolgozásra megy. Az ügyintéző dupla oktatási azonosítót keres, amennyiben a szakrendszerben sem lelhető fel az adat, a szakmai területhez kerül a kérelem.

Nem minden adat javítható az OH-ban, mivel a nyilvántartások intézményi adatszolgáltatásra épülnek, ezért az elsődleges adatforrás az oktatási intézményekben, nyelvvizsgaközpontokban van.

További célok a projekten kívül:

• Jogszabályok módosítása újabb igazolások érdekében.
• Tanulói, hallgatói jogviszonyigazolás.
• Érettségi igazolás.
• Nyelvvizsga igazolás.
• Önéletrajz készítésének támogatása.

További nyilvántartások bekötése.