Mózes Áron
Projektmanagement a COMENIUS 2000 programban
Egy minőségfejlesztési projekt és az eddigi tapasztalatok
(előadásvázlat)
Mára talán a COMENIUS 2000 program pályázati támogatását elnyert 450 intézményben nem az a kérdés, hogy van-e értelme a program szerinti minőségfejlesztésnek, hanem az hogy hogyan lehet mindazt megvalósítani, amit az intézményben szükségszerűnek látnak az összegyűjtött adatok alapján. Különösképpen igaz ez azokban az intézményekben, ahol gyorsabb tempóban (COMENIUS II.) már a szülők, tanulók és más külső partnerek igényeit is felmérték. Mindezek a kérdések elsősorban következetesebb munkát, még jobb szervezést provokálnak.
A következők arról szólnak, hogyan lehet ezt a folyamatot kézben tartani, milyen eszközöket alkalmaztunk, milyenek az első konkrét megtapasztalások a programmal kapcsolatban.
1. A projektmenedzsmentről általában
A projekt nagyszabású, pl. szervezési feladat. Cél, idő, költség és teljesítményértékek rendelhetők hozzá. (Pl. minőségfejlesztési rendszer építése)
A projekttervezés
A felvetődő problémákra optimális megoldások, feldolgozási módszerek alkalmazása.
A projekttervezés fázisai:
- nagyvonalú strukturálás,
- fázisképzés,
- tervezési szakaszok kialakítása,
- tervezési lépések finom strukturálása
A projekt szervezete:
- rugalmasan változó feladat: nem hierarchikus szervezet (mag-team)
- projektmenedzser (minőségfejlesztési vezető)
2. COMENIUS 2000 projekt a QUALIMED Kft. gyakorlatában
Az intézmény globális céljai a projektben (egységesen)
- Partnerorientált működés
- Folyamatok szabályozása
- Szervezeti kultúra fejlesztése
- Folyamatos fejlesztés
2.1 A COMENIUS 2000 (Intézményi II.) projekt fázisterve
Projektfázisok |
Célok |
I. fázis |
Nyitott önértékelés Érdekelt felek igényeinek, elégedettségének felmérése Igények elemzése, célmeghatározás Intézkedési terv összeállítása |
II. fázis |
Intézkedési terv végrehajtása Eredmények értékelése Irányított önértékelés Projekt értékelése |
III. fázis |
Partnerközpontú működés folyamatszabályozási elemeinek kidolgozása |
IV. fázis |
Folyamatszabályozások kidolgozása |
V. fázis |
Szabályozások bevezetése, tesztelése és korrigálása |
VI. fázis |
Projektértékelés |
2.2 Szakaszok (1. fázis részletes szakaszai)
S. sz. |
TEVÉKENYSÉG |
RÉSZTVE-VŐK |
DOKUMEN-TUMOK |
I. |
Tájékoztatás |
Tantestület |
Munkalap |
II. |
Helyzetfelmérés |
Audit terv szerint |
Audit jelentés |
III. |
Bevezető képzés |
Tantestület |
Munkalap |
IV. |
Támogató szervezet |
Mag-team |
Munkalap |
V. |
Feladat- és erőforrás leltár |
Intézmény-vezetés |
Erőforrás leltár |
VI. |
Minőségfejlesztési munkaterv |
Mag-team |
Munkaterv, feladatüteme-zés |
VII. |
Nyitott önértékelés kérdőívei |
Mag-team |
Kérdőív |
VIII. |
GYELV meghatározása KJ módszerrel |
Mag-team |
4 db KJ |
IX. |
Klíma teszt kitöltése |
Munkatár-sak |
Klíma tesztek |
X. |
Nyitott önértékelés kérdőíveinek kitöltése |
Munkatár-sak |
Kérdőív |
XI. |
SWOT analízis a GYELV KJ-k alapján |
Mag-team |
SWOT táblázat |
XII. |
Klíma teszt, kérdőívek, KJ-k, auditjelentés kiértékelése |
Mag-team |
Munkajelentés |
XIII. |
Munkajelentés ismertetése |
Tantestület |
Jegyzőkönyv |
XIV. |
Írásos jelentés elkészítése az önértékelés eredményéről |
Mag-team |
Írásos jelentés |
XV. |
Az írásos jelentés eredményének közzététele |
Intézmény-vezetés |
2.3 Nyitott önértékelés elemei
Mind a területek, mind a konkrét kérdések alapvetően tünetként értelmezhetőek, és megkívánják a valódi problémák, az okok feltárását és kiküszöbölését.
2.3.1 Helyzetfelmérő audit
A COMENIUS 2000 Intézményi II. modell követelményrendszerével vetettük össze a pillanatnyi működést. Ennek eszközét a rendszerkövetelményeket lefedő kérdéslista szolgálta, mely mintavételi lehetőséget biztosított minden meghatározó terület működését illetően.
2.3.2 Klíma-teszt (anonim, konkrét példa)
Az intézmények döntő többségében a belső díjazás, jutalmazás „helyezése” kommunikációs kérdésekre, a szervezeti kultúra állapotára volt visszavezethető.
Az „élen” végzett még a csapatszellem és a szervezeti struktúra minősítése is a legtöbb intézményben.
2.3.3 SWOT analízis
Elsődlegesen a csoportmunka élményét, hatékonyságát hozta a KJ módszer által, de új perspektívát mutatott az intézmények számára az adottságaik és a környezeti elemek relációjának felvetésében. A relációkat az alábbi táblázat szerinti kérdésekkel vizsgáltuk.
Intézkedési tervek a mag-team által erősnek ítélt relációkból születtek a későbbi elemzésnél.
|
LEHETŐSÉGEK |
VESZÉLYEK |
ERŐSSÉGEK |
Lehetővé teszik-e az erősségek, hogy éljünk a lehetőséggel? (0,1,2) |
Lehetővé teszik-e az erősségek, hogy elhárítsuk a veszélyeket? (0,1,2) |
GYENGESÉGEK |
Akadályozzák-e a gyengeségek, hogy éljünk a lehetőségekkel? (0,1,2) |
Akadályozzák-e a gyengeségek, hogy a veszélyeket elhárítsuk? (0,1,2) |
2.3.4 Kérdőíves mérések
A mag-team készítette el azokat a kérdőíveket, melyekkel a nyitott önértékelés keretében a munkatársakat.
2.4 Partnerek igényének és elégedettségének felmérése
Akik a partnerlistára kerültek, értesítést kaptak a program beindításáról és felmértük igényüket és elégedettségüket (interjú, vagy kérdőív segítségével).
A külső partneri igények és elégedettség mérésénél elsősorban a tanulói, a szülői kérdőívekre, valamint a fenntartói interjúra építettük megállapításainkat.
2.5 Intézkedési tervek
A mérések szignifikáns eredményei, a partneri körök véleményének korrelációja és a prioritási szempontjaink (gyermekei-, tanulói-, szülői igények, belső humánerőforrás-fejlesztés, országos és helyi szabályozás, fenntartói igények, tanulási utak védelme, erőforrások elérhetősége) alapján az intézmények kiválasztották elérendő céljaikat.
A célok osztályozása után (rövid-, közép-, hosszú távú) elérésükhöz intézkedési tervet készítettek, megjelölve a teljesítés kritériumát, mérésének módját, a lebontott tennivalókat, azok határidejét, felelősét.
3. Hogyan élik meg az intézmények?
A program elfogadásában az első igazi áttörés a bevezető képzés csoportmunkáinak megélése után következett be, a második pedig akkor, amikor nagyon sok kérdést már nem véleményként, hanem tényként lehetett felvetni a felmérések kapcsán?
Idézetek az oktatások utáni elégedettségmérés eredményeiből (a pozitívumok mindig túlnyomó többségben voltak):
- „Csapatmunka jó élménye”
- „Végre nyíltan beszélgettünk”
- „Gyakorlatias ismereteket kaptam”
- „Strukturált gondolkodás”
- „Gondolatmozdító volt a képzés”
- „Oktatás-közeli a képzés és a program” stb.
Mindez bíztató a jövőt illetően. Jó kezdet, ahhoz hogy az intézmények megerősödjenek korábbi döntésükben, mellyel elkötelezték magukat a fejlesztés mellett. És jó kezdet arra is, hogy a szkeptikusoknak segítsen elmozdulni korábbi véleményükből.