Mózes Áron

Projektmanagement a COMENIUS 2000 programban

Egy minőségfejlesztési projekt és az eddigi tapasztalatok

(előadásvázlat)

Mára talán a COMENIUS 2000 program pályázati támogatását elnyert 450 intézményben nem az a kérdés, hogy van-e értelme a program szerinti minőségfejlesztésnek, hanem az hogy hogyan lehet mindazt megvalósítani, amit az intézményben szükségszerűnek látnak az összegyűjtött adatok alapján. Különösképpen igaz ez azokban az intézményekben, ahol gyorsabb tempóban (COMENIUS II.) már a szülők, tanulók és más külső partnerek igényeit is felmérték. Mindezek a kérdések elsősorban következetesebb munkát, még jobb szervezést provokálnak.

A következők arról szólnak, hogyan lehet ezt a folyamatot kézben tartani, milyen eszközöket alkalmaztunk, milyenek az első konkrét megtapasztalások a programmal kapcsolatban.

1.  A projektmenedzsmentről általában

A projekt nagyszabású, pl. szervezési feladat. Cél, idő, költség és teljesítményértékek rendelhetők hozzá. (Pl. minőségfejlesztési rendszer építése)

A projekttervezés

A felvetődő problémákra optimális megoldások, feldolgozási módszerek alkalmazása.

A projekttervezés fázisai:

• nagyvonalú strukturálás,
• fázisképzés,
• tervezési szakaszok kialakítása,
• tervezési lépések finom strukturálása

A projekt szervezete:

• rugalmasan változó feladat: nem hierarchikus szervezet (mag-team)
• projektmenedzser (minőségfejlesztési vezető)

2.  COMENIUS 2000 projekt a QUALIMED Kft. gyakorlatában

Az intézmény globális céljai a projektben (egységesen)

• Partnerorientált működés
• Folyamatok szabályozása
• Szervezeti kultúra fejlesztése
• Folyamatos fejlesztés

2.1 A COMENIUS 2000 (Intézményi II.) projekt fázisterve

 

Projektfázisok	Célok
I. fázis	Nyitott önértékelés Érdekelt felek igényeinek, elégedettségének felmérése Igények elemzése, célmeghatározás Intézkedési terv összeállítása
II. fázis	Intézkedési terv végrehajtása Eredmények értékelése Irányított önértékelés Projekt értékelése
III. fázis	Partnerközpontú működés folyamatszabályozási elemeinek kidolgozása
IV. fázis	Folyamatszabályozások kidolgozása
V. fázis	Szabályozások bevezetése, tesztelése és korrigálása
VI. fázis	Projektértékelés

 

2.2 Szakaszok (1. fázis részletes szakaszai)

 

S. sz.	TEVÉKENYSÉG	RÉSZTVE-VŐK	DOKUMEN-TUMOK
I.	Tájékoztatás	Tantestület	Munkalap
II.	Helyzetfelmérés	Audit terv szerint	Audit jelentés
III.	Bevezető képzés	Tantestület	Munkalap
IV.	Támogató szervezet	Mag-team	Munkalap
V.	Feladat- és erőforrás leltár	Intézmény-vezetés	Erőforrás leltár
VI.	Minőségfejlesztési munkaterv	Mag-team	Munkaterv, feladatüteme-zés
VII.	Nyitott önértékelés kérdőívei	Mag-team	Kérdőív
VIII.	GYELV meghatározása KJ módszerrel	Mag-team	4 db KJ (adatgyűjtés)
IX.	Klíma teszt kitöltése	Munkatár-sak	Klíma tesztek
X.	Nyitott önértékelés kérdőíveinek kitöltése	Munkatár-sak	Kérdőív
XI.	SWOT analízis a GYELV KJ-k alapján	Mag-team	SWOT táblázat
XII.	Klíma teszt, kérdőívek, KJ-k, auditjelentés kiértékelése	Mag-team	Munkajelentés
XIII.	Munkajelentés ismertetése	Tantestület	Jegyzőkönyv
XIV.	Írásos jelentés elkészítése az önértékelés eredményéről	Mag-team	Írásos jelentés
XV.	Az írásos jelentés eredményének közzététele	Intézmény-vezetés

 

2.3 Nyitott önértékelés elemei

Mind a területek, mind a konkrét kérdések alapvetően tünetként értelmezhetőek, és megkívánják a valódi problémák, az okok feltárását és kiküszöbölését.

2.3.1 Helyzetfelmérő audit

A COMENIUS 2000 Intézményi II. modell követelményrendszerével vetettük össze a pillanatnyi működést. Ennek eszközét a rendszerkövetelményeket lefedő kérdéslista szolgálta, mely mintavételi lehetőséget biztosított minden meghatározó terület működését illetően.

2.3.2 Klíma-teszt (anonim, konkrét példa)

Az intézmények döntő többségében a belső díjazás, jutalmazás „helyezése” kommunikációs kérdésekre, a szervezeti kultúra állapotára volt visszavezethető.

Az „élen” végzett még a csapatszellem és a szervezeti struktúra minősítése is a legtöbb intézményben.

2.3.3 SWOT analízis

Elsődlegesen a csoportmunka élményét, hatékonyságát hozta a KJ módszer által, de új perspektívát mutatott az intézmények számára az adottságaik és a környezeti elemek relációjának felvetésében. A relációkat az alábbi táblázat szerinti kérdésekkel vizsgáltuk.

Intézkedési tervek a mag-team által erősnek ítélt relációkból születtek a későbbi elemzésnél.

	LEHETŐSÉGEK	VESZÉLYEK
ERŐSSÉGEK	Lehetővé teszik-e az erősségek, hogy éljünk a lehetőséggel? (0,1,2)	Lehetővé teszik-e az erősségek, hogy elhárítsuk a veszélyeket? (0,1,2)
GYENGESÉGEK	Akadályozzák-e a gyengeségek, hogy éljünk a lehetőségekkel? (0,1,2)	Akadályozzák-e a gyengeségek, hogy a veszélyeket elhárítsuk? (0,1,2)

2.3.4 Kérdőíves mérések

 

A mag-team készítette el azokat a kérdőíveket, melyekkel a nyitott önértékelés keretében a munkatársakat.

2.4 Partnerek igényének és elégedettségének felmérése

Akik a partnerlistára kerültek, értesítést kaptak a program beindításáról és felmértük igényüket és elégedettségüket (interjú, vagy kérdőív segítségével).

A külső partneri igények és elégedettség mérésénél elsősorban a tanulói, a szülői kérdőívekre, valamint a fenntartói interjúra építettük megállapításainkat.

2.5 Intézkedési tervek

A mérések szignifikáns eredményei, a partneri körök véleményének korrelációja és a prioritási szempontjaink (gyermekei-, tanulói-, szülői igények, belső humánerőforrás-fejlesztés, országos és helyi szabályozás, fenntartói igények, tanulási utak védelme, erőforrások elérhetősége) alapján az intézmények kiválasztották elérendő céljaikat.

A célok osztályozása után (rövid-, közép-, hosszú távú) elérésükhöz intézkedési tervet készítettek, megjelölve a teljesítés kritériumát, mérésének módját, a lebontott tennivalókat, azok határidejét, felelősét.

3. Hogyan élik meg az intézmények?

A program elfogadásában az első igazi áttörés a bevezető képzés csoportmunkáinak megélése után következett be, a második pedig akkor, amikor nagyon sok kérdést már nem véleményként, hanem tényként lehetett felvetni a felmérések kapcsán?

Idézetek az oktatások utáni elégedettségmérés eredményeiből (a pozitívumok mindig túlnyomó többségben voltak):

• „Csapatmunka jó élménye”
• „Végre nyíltan beszélgettünk”
• „Gyakorlatias ismereteket kaptam”
• „Strukturált gondolkodás”
• „Gondolatmozdító volt a képzés”
• „Oktatás-közeli a képzés és a program” stb.

Mindez bíztató a jövőt illetően. Jó kezdet, ahhoz hogy az intézmények megerősödjenek korábbi döntésükben, mellyel elkötelezték magukat a fejlesztés mellett. És jó kezdet arra is, hogy a szkeptikusoknak segítsen elmozdulni korábbi véleményükből.