Pongrácz László

Szolgáltató középfokú eljárások fejlesztése

A középfokú beiskolázás központi írásbeli felvételi vizsga adminisztrációs rendszerének fejlesztése (KIFIR – KÖZFELVIR)

A középfokú felvételi eljárást a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet 13. fejezete szabályozza.

Az eljárás egyik meghatározó eleme a felvételizők számára a központi írásbeli felvételi vizsgán való részvétel lehetősége. A központi írásbeli vizsgához külön-külön feladatlapok készülnek azok részére, akik

• a nyolcévfolyamos gimnáziumba,
• a hatévfolyamos gimnáziumba,
• a középfokú iskola kilencedik évfolyamára

jelentkeznek.

Amennyiben a középiskola valamely tanulmányi területen felvételi eljárásában a felvételizők számára egyik vagy mindkét tárgyból előírja a központi írásbeli vizsgát, az adott évfolyamra történő felvételi eljárás során köteles mindkét tárgyból meghirdetni és megszervezni azt.

A felvételiző a központi írásbeli vizsgára való jelentkezését a hivatal által e célra kiadott jelentkezési lapon a tanév rendjéről szóló miniszteri rendeletben meghatározott határidőig küldheti meg közvetlenül valamely általa választott, központi írásbeli vizsgát szervező középiskolába.

Az írásbeli vizsgát szervező középiskola a KIFIR – KÖZFELVIR rendszerben rögzíti a vizsgán való részvétel tényét, a vizsgázónak biztosított speciális körülményeket, a vizsgaeredményeket, valamint elvégzi az értékelő lapok előállítását, kinyomtatását, hitelesítését.

Jelen projekt célja a meglévő informatikai rendszer olyan fejlesztése, amely a fenti módon szabályozott vizsgarendszer minden résztvevőjét támogatja a jogszabály által megkövetelt feladatainak ellátásában, azaz támogatja

• a felvételizőket és szüleiket a vizsgára való jelentkezésnek és a kapcsolódó dokumentációnak a vizsgaszervező középiskolákba való benyújtásában;
• a vizsgaszervező középiskolákat a jelentkezési adatok és a dokumentáció fogadásában, valamint a szülővel való további kommunikációban;
• a vizsgaszervező középiskolákat a vizsgaszervezés teljes folyamatában;
• az Oktatási Hivatalt (a továbbiakban OH) a vizsga előkészítésével, illetve a jogorvoslattal kapcsolatos feladatainak ellátásában;
• a felvételi eljárás további szakaszában a felvételiztető középiskolákat a központi írásbeli felvételi vizsgák eredményeinek felhasználásában.

A fejlesztés eredményeképpen lehetővé válik, hogy:

• a szülők otthonról, egyszerűen és biztonságosan intézhessék majd a felvételizők jelentkeztetését a központi írásbeli vizsgákra;
• a jelentkezés hitelesítése a KAÜ segítségével mind a szülő, mind a vizsgaszervező középiskola számára kényelmes és magától értetődően egyszerű legyen;
• a felvételiző adatai ellenőrzésének, illetve a folyamatot hátráltató hibák javításának lehetősége a tanulói nyilvántartás alapján lehetséges lesz;
• a vizsgaszervező középiskola számára a felvételiző azonosítása, a felvételizővel/szülővel való kommunikáció egyszerűvé, gyorsabbá és biztonságosabbá válik;
• a hivatal számára a vizsgák előkészítéséhez szükséges adatok egyszerűen elérhetővé válnak;
• a központi írásbeli vizsgák eredményei a felvételi eljárás további folyamatai számára átadhatók lesznek.

A vizsgákon évente mintegy 75 000 felvételiző és több mint 500 vizsgaszervező középiskola vesz részt. Az első évben még mindenki számára elérhető marad a hagyományos (papír, Posta) jelentkezési forma is, így várhatóan csak egy részük fogja igénybe venni az elektronikus jelentkezés lehetőségét, ám biztosak vagyunk abban, hogy a tapasztalatok alapján a következő években ez a jelentkezési forma válik egyeduralkodóvá.

A Középfokú felvételi eljárás információs rendszere (KIFIR)

A középfokú felvételi eljárást a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet 13. fejezete, időbeli ütemezését a mindenkori tanév rendje miniszteri rendelet szabályozza.

A középfokú felvételi eljárást a középfokú intézmények felvételi információs rendszerében (a továbbiakban: KIFIR rendszer) kell lebonyolítani. A KIFIR rendszert a felvételi eljárás meghatározott szakaszaiban a felvételt hirdető középfokú iskoláknak, a központi írásbeli vizsgát szervező középiskoláknak, vagy az általános iskoláknak kell használniuk.

A középfokú felvételi eljárás során a jelentkezőknek felvételi lapokat – jelentkezési lapo(ka)t és tanulói adatlapot – kell benyújtania:

• minden olyan általános iskolai tanulónak, aki középfokú iskolában kívánja tanulmányait folytatni;
• minden tanköteles korú tanulónak, aki adott tanévben a 8. évfolyamra jár (kivéve a 8 vagy 6 évfolyamos gimnázium 8. évfolyamát végző tanulókat, valamint a többcélú intézmények azon tanulóit, akiknek a továbbhaladása – az iskola pedagógiai programjának szabályai szerint – helyben biztosított);
• annak, aki általános iskolai (vagy más, ennek megfelelő) tanulmányait külföldön végezte, azonban magyarországi középfokú intézményben kíván továbbtanulni.

A jelentkezési lap(ok) szerepe és tartalma:

• A tanuló és szülője a jelentkezési lapon hozza a középfokú iskola tudomására, hogy továbbtanulási céljai között szerepel az adott intézmény egy vagy több tanulmányi területe.
• Egy középfokú iskolán belül több feladatellátási hely és tanulmányi terület is megjelölhető, a jelentkezési lapon ebben az esetben az összes – tanuló által megjelölt – tanulmányi terület szerepel.
• Ezen jelentkezési lapokon az intézménybe benyújtott összes jelentkezés szerepel, feladatellátási helyenként csoportosítva, azon belül pedig a tanulmányi terület kódszáma szerinti növekvő sorrendben.

A tanulói adatlap szerepe:

• A tanulói adatlapon kell sorrendbe állítani azokat a tanulmányi területeket, amelyekre a tanuló jelentkezett. Azt a tanulmányi területet kell előbbre sorolni, ahol szívesebben folytatná tanulmányait a jelentkező.
• A tanulói adatlap csak az Oktatási Hivatal (a továbbiakban OH) zárt rendszerébe kerül be adatfeldolgozásra, ezért a középfokú iskolák döntését nem befolyásolja, hogy ki hányadik helyen jelölte meg az adott iskola valamelyik tanulmányi területét.

A tanulói adatlapok feldolgozása:

• A Hivatal a tanulói adatlapok adatait a KIFIR rendszerében rögzíti. A Hivatal a beérkezett tanulói adatlapok alapján készíti el iskolánként a jelentkezők listáját, amely tanulmányi területenként tartalmazza ábécé sorrendben a jelentkezők névsorát, és azt a KIFIR rendszerben a középfokú iskolák rendelkezésére bocsátja.
• A középfokú felvételi eljárásban a felvételi lapok (tanulói adatlap és jelentkezési lapok) kitöltését főszabályként a jelentkező általános iskolája végzi. Jelen fejlesztés e területet csak érintőlegesen, az adatlapok feldolgozása tekintetében érinti.

Ettől eltérő módon, egyénileg kell a jelentkezést benyújtania annak, aki

• a középiskola kilencedik évfolyamánál alacsonyabb évfolyamára (tehát 6, vagy 8 évfolyamos gimnáziumba) jelentkezik;
• általános iskolája többcélú intézmény (általános iskolai mellett középfokú iskolai alapfeladatot is ellát), és a jelentkező a felvételi eljárás során nem kizárólag a saját intézményébe kíván jelentkezést benyújtani;
• jelenleg külföldi intézménnyel áll tanulói jogviszonyban vagy
• jelenleg egy magyarországi középfokú iskolával áll tanulói jogviszonyban.

Az egyéni jelentkezéskor a felvételi lapok kitöltését a jelentkező, illetve a szülő önállóan kezdeményezheti.

Jelen projekt célja a meglévő informatikai rendszer olyan fejlesztése, kiegészítése, amely az egyéni jelentkezőket támogatja a jogszabály által megkövetelt feladatainak ellátásában, azaz támogatja

• a felvételizőket és szüleiket a jelentkezésnek és a kapcsolódó dokumentációnak a középiskolákba, valamint az OH-ba való benyújtásában;
• a felvételiztető középiskolákat és az OH-t a jelentkezési adatok és a dokumentáció fogadásában, valamint a szülővel való további kommunikációban;
• a felvételizőket és szüleiket, a felvételiztető középiskolákat és az OH-t a jelentkezés módosításának folyamatában;
• a felvételiztető középiskolákat a felvételi adminisztrációjának teljes folyamatában;
• az OH-t a felvételi eljárással kapcsolatos feladatainak ellátásában.

A fejlesztés eredményeképpen lehetővé válik, hogy:

• A szülők otthonról, egyszerűen és biztonságosan intézhetik majd a felvételizők jelentkeztetését.
• A jelentkezés hitelesítése a KAÜ segítségével mind a szülő, mind a felvételiztető intézmény, mind az OH számára kényelmes és magától értetődően egyszerű lesz.
• A felvételiztető intézmény és az OH számára a felvételiző azonosítása, a szülővel való kommunikáció egyszerűvé, gyorsabbá és biztonságosabbá válik.
• Az OH számára a tanulói adatlapok feldolgozása gyorsabbá válik, így az adatok hamarabb eljutnak a felvételiztető intézménybe.
• A felvételiztető intézmény számára a saját felvételi eljárásának lebonyolításához szükséges adatok gyorsabban rendelkezésre állnak majd, illetve a tanulóval és a szülővel történő kapcsolattartás ideje rövidül majd (a felvételiztető intézmény elektronikusan tudja majd értesíteni az érintetteket az eljárás egyes lépéseiről).

A fejlesztés az ügykörben érintett szülő számára a jelenleginél lényegesen egyszerűbb, kényelmesebb és biztonságosabb platformot hoz létre, amelyben az automatizmusok biztosítják az információáramlás megfelelő gyorsaságát, és az információtartalom hitelességét azáltal, hogy nem csak a jelentkezés, hanem a felvételiztető intézménnyel és az OH-val való további kommunikáció is egy csatornára terelődik.

Az eljárásban évente az érintett egyéni jelentkezők száma: 10–12 000 fő.

Az első évben még mindenki számára elérhető marad a hagyományos (papír, Posta) jelentkezési forma is. Célként tűztük ki, hogy az első évben az érintett egyéni jelentkezők mintegy 30%-a az új, elektronikus rendszert használja a jelentkezéshez, majd ez az arány úgy növekedjék, hogy lehetőleg már a működés harmadik évében elérje a 60%-ot.

A Kétszintű érettségi adminisztrációs rendszere. A kormányhivatalokba történő érettségi jelentkezés elektronikus támogatása (e-jelentkezés)

A tanulói jogviszonnyal nem rendelkező személyek számára az érettségi vizsgaszervezés során az érettségi jelentkezés benyújtására jelenleg postai úton, e-papír szolgáltatással és személyesen van lehetőség a fővárosi, megyei kormányhivatalokban.

A fejlesztés célja az ügyfélkapus azonosításon alapuló elektronikus ügyintézési folyamat támogatásához szükséges informatikai megoldás kiépítése, a korábbi informatikai rendszerben megszokott szolgáltatások teljeskörű megtartása mellett.

A fejlesztés az ügykörben érintett állampolgár számára a jelenleginél lényegesen egyszerűbb, kényelmesebb és biztonságosabb platformot hoz létre, amelyben az automatizmusok biztosítják az információáramlás megfelelő gyorsaságát, és az információtartalom hitelességét azáltal, hogy nem csak a jelentkezés, hanem a vizsgaszervező intézménnyel való további kommunikáció is egy csatornára terelődik.

A fejlesztésnek illeszkednie kell továbbá a kétszintű érettségi vizsga adminisztrációs rendszerébe, ebben a programban biztosítani kell a benyújtott jelentkezés feldolgozását.

A fentieken túl a rendszert úgy kell kialakítani, hogy a jelentkező számára a jelentkezéssel kapcsolatos további kommunikáció is elektronikus felületre kerülhessen át (például visszaigazolás küldése, vizsgabehívó küldése, eredmények kommunikációja, vizsgadíj visszaigénylés, a felhasználó számára egyedi üzenetek szerkesztésének és küldésének lehetősége, ügyféloldalon az üzenet fogadásának lehetősége, jogorvoslat kezelése).

A fejlesztés eredményeként

• A KH-kba érettségi vizsgára jelentkezők – a postai jelentkezés, az e-papír szolgáltatás és a személyes jelentkezés lehetősége mellett, illetve a helyett – elektronikusan jelentkezhetnek a vizsgára.
• A rendszer az érettségi jogi feltételeiben járatlan jelentkezőt végigvezeti majd a teljes folyamaton.
• A rendszer a lehető legnagyobb mértékben kizárja majd a jelentkező által ejthető hibákat, a jogszerűtlen jelentkezéseket.
• Az elektronikus jelentkezést választók számára lehetséges lesz az elektronikus jelentkezés, valamint az érettségi rájuk vonatkozó teljes folyamatának (vizsgadíj fizetés, jelentkezés elfogadása, vizsgabeosztás, vizsgabehívók, vizsgaeredmények keletkezése, jogorvoslatok beadása, vizsgaszervezési dokumentumokhoz való hozzájutás) elektronikus intézése és nyomon követése.
• A jelentkező az e-jelentkezésnél használhatja az ügyfélkapus autentikációt.
• A rendszer az OH számára lehetővé teszi a teljes folyamat (jelentkezés, döntések, vizsgaszervezés, észrevételkezelés, vizsgaeredmények, fellebbezés) monitorozását, valamint a feladatkörébe tartozó fellebbezések folyamatainak elektronikus kezelését.
• A KH-k számára lehetséges lesz a szervezési, kapcsolattartási folyamatok (jelentkeztetés határozathozatal, határozat kézbesítése, vizsgabeosztás, vizsgabehívók kiküldése, jogorvoslatok fogadása, elbírálása, vizsgaeredmények keletkezése, vizsgadokumentumokhoz való hozzájutás) elektronikus ügyintézése.

Az eljárásban évente az érintett jelentkezők száma kb. 10000 fő.

A fejlesztéssel a jelenleginél egyszerűbb és kényelmesebb, jobban nyomon követhető szolgáltatást tudunk kialakítani. Várhatóan növeli majd az elégedettséget az az átalakítás, hogy az érettségire jelentkezők mindent elektronikusan intézhessenek a jelentkezéssel kapcsolatban. A folyamatban a vizsgaszervező kormányhivatalok szerepe nem változik. Célként tűzhető ki, hogy az első évben az érintett jelentkezők mintegy 30%-a ezt a jelentkezési módszert használja, majd később ez az arány elérje a 60%-ot.