Majer Zoltán

Szakképzés információs rendszere.
A statisztikai adatszolgáltatás új megoldásai

A Szakképzés Információs Rendszeréről (SZIR) szeretnék beszélni, azután szeretném bemutatni, hogy hogyan változtattuk meg az októberi statisztikai adatszolgáltatásnak az egész folyamatát, majd áttérnék a jövőbeli tervekre.

A fenti ábrán a SZIR felépítése látható. A SZIR az intézményi KRÉTA-rendszerekből nyeri az adatait, folyamatos adatszinkron útján, így jól kirajzolódik, hogy a SZIR rendszer legfontosabb szereplői az intézményi KRÉTA adminisztrátorok, akik adminisztrálják a kívánt adatokat a tanulóktól, az oktatóktól, rögzítik az alkalmazottak és az intézmény infrastruktúrájának adatait, így a létszámokat és minden egyebet, amit a rendszer megkíván. Ez a pozíció és munka még fontosabb lett, hiszen amióta a szakképzés nyilvántartása nem az Oktatási Hivatalhoz tartozik, azóta a KRÉTA az alapja minden adatnak. Amennyiben a KRÉTA adatait jól vezetik, naprakész és karakterpontos, akkor a SZIR is az, hiszen háromóránként frissül, ezért a SZIR-alapon nyert statisztikák és adatszolgáltatások is pontosak lesznek. A SZIR rendszere nemcsak az intézményi KRÉTA-kal van összekötve, hanem az Oktatási Hivatallak, a NAV-val és más intézmények, hivatalok rendszereivel is, amelyekkel folyamatos az adatcsere.

Ki kell hangsúlyoznom, hogy a KRÉTA-adminisztrátor milyen fontos szereplője az adatszolgáltatási folyamatnak, ha ő valamit nem jól visz fel a rendszerbe, akkor az adatszolgáltatás sem lesz sikeres, márpedig elég sok esetben szolgáltatunk adatot számos külső szereplőnek. A teljesség igénye nélkül ide tartoznak: a minisztériumok, a kamarák, a Magyar Államkincstár, a Nemzeti Biztosítási Alapkezelő (NEAK) a tanulói társadalombiztosítási jogviszony igazolására, a Diákhitel-Központ, a Microsoft Magyarország, a KELLO. Tehát szeretném újra kiemelni, hogy az intézményi adminisztrátorok munkája nagyon fontos számunkra.

Az Országos Statisztikai Adatfelvételi Program októberi éves adatszolgáltatása (OSAP 2536) talán mindenkinek a mumusa, itt főleg a többszörös adminisztráció okozott nehézséget sokaknak a múltban. Annak idején intézményvezetőként megfogadtam, ha olyan pozícióban leszek, hogy ezen változtatni tudok, akkor ezért mindent megteszek majd. Az NSZFH-ban hátteret és segítséget is kaptam hozzá. Tavaly, 2021 októberében a SZIR-es intézményeknek már csak a SZIRSTAT-ot kellett leadniuk, ami az intézményi KRÉTA adatokból jött létre. Ez annyiban egyszerűsítette az adatszolgáltatást, hogy csak ellenőrizni kellett az egyes elektronikus adattáblákat és ha valami nem volt jó, akkor a KRÉTA-ban javítani az elemi (tanulói, oktatói) adatot. Persze az első évben még akadtak fejlesztendő részek, például a kollégiumi szobák nyilvántartásával kapcsolatban. Szerencsére a visszajelzések alapján a felmerülő hibákat tudták orvosolni a KRÉTA munkatársai.

Az előző dián megjelenik, hogyan zajlott korábban, illetve hogyan zajlik ma a szakképzés országos statisztikai adatszolgáltatása. Például régen redundánsan kellett az adatokat megadni, tehát meg kellett adnunk külön a KIR-ben, külön a KRÉTA-ban és még az októberi statisztikába is külön felvinni. Jelenleg az adatokat egyszer kell felvinni az intézményi KRÉTA rendszerbe –- oda persze helyesen – és onnantól kezdve a statisztika készítésénél a rendszer magától „beszippantja” az adatok 99 százalékát, majd ebből létrehozza országosan a megfelelő adatbázisokat. A rendszer még nem tud mindent, tehát van egy plusz kitöltő felület is néhány adattípusnál, de az elenyésző feladat ahhoz képest, amennyi adminisztrációval az októberi statisztika készítése régen járt, illetve amennyi munkaórát és adategyeztetést közvetlenül igényelt. A KRÉTA automatikus adatszinkronizációs algoritmusa ráadásul mindig ugyanazt az eredményt tudja adni az elemi adatokból, nincs eltérés a különböző adatszolgáltatások között. Ez persze azt is jelenti, hogy ha az intézményi KRÉTA-ban rossz az adat, akkor mindenhol rossz lesz. A SZIRSTAT elkészítésének automatizált módja sok időt is spórol mindnyájunk számára, mert a KRÉTA rendszere október 15-én automatikusan „lezár”, így biztosan időben készül el az országos statisztika.

Az országos októberi statisztika felülete október elsején nyílik meg a KRÉTA felületén, az intézményvezetőnek vagy a helyettesnek van jogköre adatot szolgáltatni. A felületen tudja megjeleníteni azt a menüt, ahol láthatja az adatokat, ellenőrizheti azokat – hiszen valóban csak ellenőriznie kell a kész adatokat, nem pedig előállítania. Ha valamit hibásnak talál, akkor a KRÉTA-ban javítja az egyes adatokat, ami automatikusan az adatállomány minőségi javítását (adattisztítás) is jelenti az intézményi adatoknál. Néhány példán szemléltetve:

• az idei évben 247 olyan tanulónk volt a közel 300 ezerből, akinek a neme nem jól szerepelt az adatbázisban. Tehát a rendszerünk azt mutatta, hogy a keresztneve például Ádám, de nőnek állította be az adminisztrátor, vagy Éva volt a neve és férfinak állították be – ezek javítását kértük.
• másik tipikus hiba az ágazatok és szakmák inkonzisztenciája az intézményi adatoknál. Előfordult olyan kombináció, hogy informatika volt a tanulónál jelölt ágazat, de ács a szakma és gimnáziumi a feladatellátás. Ezt az intézmény állította be rosszul, ügyintézői hiba történt.

Egyelőre a Kréta még nem tudja az ilyen tévesztéseket automatikusan jelölni és/vagy javítani, azaz, hogy az informatika ágazatra csak oda tartozó szakmát lehessen beállítani. Ez a funkció már fejlesztés alatt áll. Egyelőre az NSZFH-ban ügyintézői közreműködéssel történik ezen hibák kizárása, de hamarosan beépül majd a KRÉTA-ba és automatikus lesz az ilyen típusú inkonzisztens adatok javítása.

Ami nagyon fontos és jelentős tartalmi-módszertani változás, hogy míg a korábbi köznevelési/szakképzési októberi statisztikai adatok aggregált formában, adattáblánként jutottak el a KSH-hoz, 2021-től az NSZFH a szakképzésben új megoldást vezetett be, egyénsorosan (azaz tanulói, oktatói szinten), anonimizálva, egységes adatbázisként adja át az adatokat a KSH-nak. Ez a rendszer nagyon megtetszett a KSH-nak és nagyon jó visszajelzéseket kaptunk tőlük, sőt az Oktatási Hivatalt is próbálják egy ilyen rendszer felé terelni a köznevelés esetében. A szakképző intézményeknek is tetszik ez az új innovatív rendszer. Mivel saját fejlesztésünk, mi is nagyon büszkék vagyunk rá.

A szokásos októberi országos statisztikai adatszolgáltatáson kívül van még két olyan, a KSH-nak készülő adatszolgáltatás, amit röviden érdemes bemutatni:

• az OSAP 2535-ös, amely a nem állami szakképző intézmények oktatási kiadásaira vonatkozó adatszolgáltatás, valamint
• az OSAP 2554, amely a szakképzésben résztvevők adatait szolgáltatja a népszámlálás céljaira.

Az OSAP 2535 adatait 2020-ban még papír alapon kellett elkészíteniük az érintett intézményeknek, ezért voltak benne torz vagy helytelen adatok, ami csak a beadás után derült ki a Magyar Államkincstár számára, amikor a tanulók finanszírozása megtörtént. Jelenleg a KRÉTA-ban kell ezt az adatszolgáltatást elkészíteniük az intézményeknek, a rendszerben rögzítik az adatokat. Az NSZFH ellenőrzi, hogy a rögzített adatok egyeznek-e a tanulói létszámmal és az előző tanévhez képest nincs-e jelentős eltérés. A többszörös ellenőrzés miatt nem fordulhatnak elő nagyobb hibák vagy torzítások. Itt is folyamatos a fejlesztés, hogy az eddig felmerülő problémákat is elhárítsuk.

Az OSAP 2554-es a szakképzésben résztvevőknek létszámát tartalmazza. Először 2022-től lett esedékes, és évente kétszer szolgáltat adatot az NSZFH. Az iskolák mit sem sejtenek róla, hogy van ilyen adatszolgáltatásunk is, hiszen mi ezt az intézményi KRÉTA rendszerek alapján töltjük fel, tehát ezzel intézményi szinten nem is kell foglalkozniuk, amennyiben az intézményi KRÉTÁ-ban helyesek az adatok.

A fentiekben összefoglaltam, hogy az elmúlt évekhez képest milyen újításokat vezettünk be a szakképzési rendszer statisztikai adatszolgáltatásában, hogy kevesebb teher legyen az intézményeken. Minden adatot az intézményi KRÉTA rendszerek adatai alapján szolgáltatunk, és egyénsoros az adatszolgáltatás a KSH felé, ami sokkal pontosabb statisztikai elemzést tesz lehetővé. Az NSZFH is folyamatosan keresi az intézményi adatokban lévő esetleges hibákat, inkonzisztenciákat az összefüggő adatok vizsgálatával. Folyamatosan kommunikálunk az intézményekkel, hogy a célok és feladatok is egyértelműek legyenek a számukra. Ezúton is köszönjük az adminisztrátorok pontos és kitartó munkáját.